La biblioteca como organización multi-institucional

Una empresa privada que quiera externalizar algunos de sus procesos debe buscar otra empresa privada que lo haga. Uno de los puntos débiles del outsourcing es justamente este: que una parte de los procesos de una organización quedan en manos de otra los intereses de la cual no tienen por qué coincidir con los de la primera. 

Las bibliotecas pueden externalizar actividades en empresas privadas, claro está, pero las bibliotecas son organizaciones que han hecho un uso intensivo de la cooperación creando entre ellas organizaciones que sirven a sus intereses. Estas organizaciones se conocen con nombres diversos: consorcios, redes, coaliciones, alianzas…Yo le llamo a esto ‘externalización internalizada’ ya que alguna actividad o proceso que debería ser realizado dentro de la organización / biblioteca es realizado fuera, pero, en este caso, la organización que lo realiza tienen por misión la de servir a las bibliotecas.

Las entidades cooperativas bibliotecarias creadas en los años 70-80 del siglo pasado recibieron el nombre de redes (‘networks’) y centraron sus esfuerzos en la compartición de recursos para la catalogación automatizada, crearon catálogos colectivos i acuerdos de préstamo inter-bibliotecario. La posibilidad de comprar recursos electrónicos de forma conjunta supuso un nuevo impulso cooperativo bajo el cual se crearon consorcios de bibliotecas, pero el entorno digital ha sido un ámbito que ha posibilitado el surgimiento de entidades cooperativas que no es fácil categorizar.

Por ejemplo:

• OCLC que se define como ‘a worldwide library cooperative, providing services and research to improve access to the world’s information’ y ha creado un catálogo colectivo de los fondos de más de 70.000 bibliotecas de todo el mundo con más de 300 millones de registros bibliográficos.  
• Hathi Trust, ‘a partnership of academic & research institutions, offering a collection of millions of titles digitized from libraries around the world’.
• Knowledge Exchange, que es ‘a co-operative effort that supports the use and development of Information and Communications Technologies (ICT) infrastructure for higher education and research’, formado por el IT Center for Science de Finlandia, el Denmark’s Electronic Research Library, la German Research Foundation, el JISK en el Reino Unido y el SURF en Holanda.

Esta intensidad cooperativa permite a las bibliotecas ofrecer servicios que de otra forma le sería imposible facilitar a sus usuarios. Analicemos el caso del préstamo inter-bibliotecario. Actualmente, cualquier biblioteca puede proporcionar cualquier libro que este en otra biblioteca gracias a este servicio.  Para el usuario, quien presta el servicio es ‘su’ biblioteca pero el servicio se puede prestar porque existen catálogos colectivos (creados entre muchas bibliotecas cooperativamente) y acuerdos de préstamo mutuo (cooperativos también. Así, lo que un usuario puede percibir como un servicio de una biblioteca concreta es, de hecho el resultado del trabajo coordinado de muchas de ellas. La biblioteca / organización es, en muchos aspectos una entidad que trabaja coordinadamente con otras, que ofrece servicios creados cooperativamente, es una organización hecha de otras organizaciones, es una entidad multi-institucional.

En esta exposición he querido mostrar que la capacidad de cooperar de forma intensiva que las bibliotecas han demostrado tener en el pasado es una gran fortaleza sobre la cual deberíamos apoyarnos para que las bibliotecas continúen aportando valor a la sociedad a la que sirven.

Esta consideración es relevante porque estamos viviendo cambios muy profundos a todos los niveles de nuestra sociedad. Estos cambios, para las bibliotecas pueden significar lo que se llama un cambio de paradigma, es decir una reforma completa en la forma de hacer las cosas. Si bien puede parecer  que el cambio está en el soporte físico de los documentos (de impresos a digitales), a mi entender, el cambio profundo está en que el acceso a los mismos se ve enormemente facilitado.

Las bibliotecas, pues, deberán de ‘refundarse’ para crear servicios nuevos que atraigan nuevo valor. Para hacerlo las bibliotecas necesitarán recursos que deberán sacar de los ya existentes pero dedicados a procesos ‘antiguos’ o bien de la multiplicación de un recurso que se consigue con el trabajo cooperativo.

Las bibliotecas ya han sido entidades que han utilizado intensivamente la cooperación para disminuir los costes de sus operaciones o para crear servicios nuevos (que no podrían crear de forma individual). Pero, debido a las dificultades que nos depara el futuro (disminución de la financiación de los servicios públicos y cambio profundo de los hábitos de los usuarios), las bibliotecas deberán usar aún más intensivamente la cooperación como una forma de hacer más.

Debido al grado ya alto de los servicios de una biblioteca que se producen bajo alguna forma de cooperación, y debido a la necesidad de incrementarlos en el futuro, la biblioteca será (deberá ser) una organización formada por muchas otras organizaciones, una organización multi-institucional.

(3 de 4) Lluís Anglada / Le biblioteche di front al cambiamento de paradigma: esternalizazione, cooperazione e alleanze in un mondo che cambia // Biblioteche in cerca di alleati: Oltre la cooperazione, verso nuove strategie di condivisione;  Massimo Belloti, ed (Milano: Editrice Bibliografica, 2013). ISBN: 978-88-7075-765-1. P 156-160

De trabajar aisladamente a hacerlo en red y formando alianzas

Si es cierto que nos encontramos en un cambio de era(1) -y todo parece mostrar que es así-, no podemos pretender que los cambios serán solo tecnológicos. Los cambios de era (de la esclavista a la feudal, de ésta a la industrial y de ésta última a la informacional) se han caracterizado por cambios profundos en los modos de producción, pero han comportado cambios radicales en dónde viven las personas, en sus creencias y en cómo se organizan. Este último aspecto afecta a todas las organizaciones y a las bibliotecas en particular.

En la sociedad industrial en la que muchos de nosotros nacimos y crecimos, las empresas y las entidades públicas (las organizaciones) se organizaban de forma vertical y al mismo tiempo que gestionaban infraestructuras, creaban y mejoraban productos y proporcionaban servicios (2). Las bibliotecas se han organizado así, en una integración vertical en la que lo hacían todo:

• Gestionar infraestructuras, como los edificios de biblioteca o las colecciones bibliográficas,
• Crear y mejorar productos, como han sido los catálogos (en sus versiones manual y automatiza) o ahora los repositorios institucionales,
• Y proporcionar servicios, prestando libros o suministrando servicios de información y referencia.

La sociedad de la información se está caracterizando por la desintegración de las grandes corporaciones. Éstas se dividen en pequeñas empresas, con autonomía entre sí que se relacionan con otras ya no en un esquema jerárquico sino de red. En la sociedad de la información no solo cambiaran los instrumentos con los que hacemos las cosas (de las máquinas a los ordenadores) sino la forma misma en como las hacemos y si en la sociedad industrial una organización tendía a la integración vertical (es decir a la gestión de infraestructuras, combinada con el desarrollo de productos y la prestación de servicios a los clientes), la sociedad informacional parece que parte de la base de que ninguna organización será excelente haciendo todas las actividades mencionadas. En este contexto de cambio acelerado conducido por la innovación tecnológica, las organizaciones deberán especializarse en alguna de las tres capas que hemos dibujado y solo serán competitivas haciendo una elección estratégica sobre en qué actividades quieren destacar.

Las bibliotecas también están sujetas a estas tendencias y para ser competitivas en un entorno cada vez más exigente, van que tener que ser excelentes en algo y, para serlo, las bibliotecas deberán elegir muy bien en qué ámbito concentran sus recursos (3). Las bibliotecas –como el resto de organizaciones- se van a ver presionadas para hacer más con menos, y esto solo lo podrán hacer si son capaces de transferir recursos ahora dedicados a la gestión de los documentos impresos a los digitales (4) y, como segunda opción hacer outsourcing de algunas de las operaciones que tradicionalmente se han realizado dentro de la biblioteca.

El reto de las bibliotecas no es solo pasar del paradigma de lo impreso al paradigma de lo digital, sino de un entorno en el que la información era escasa y su acceso difícil a otro en el que la información abunda y su acceso se nos ve enormemente facilitado por las tecnologías de la información. En este nuevo entorno, las bibliotecas deberán pasar de ser organizaciones centradas en los documentos a ser organizaciones centradas en la información y para ello, el back office al que hemos dedicado muchos recursos ya no va a ser el centro estratégico de la biblioteca. El nuevo centro estratégico de la biblioteca va a ser el front office, o la atención al cliente. A este nuevo frente debemos dedicar todos los recursos que podamos ya que será en este frente de batalla donde las bibliotecas deberán mostrar que continúan siendo de valor para el usuario y para la sociedad.

Hacer outsourcing (o externalización) significa sacar fuera de nuestra organización una actividad que tradicionalmente hemos hecho dentro. El outsourcing se hace por dos motivos: para ahorrar recursos, ya que se supone que la actividad  se delega a una organización más eficaz, y para que la organización se centre en las actividades que son estratégicas para ella sin que tenga que dedicar atención a las actividades tácticas.

El outsorcing ha sido ampliamente utilizado por la empresa privada en los últimos años y seguramente sin él lo que llamamos ‘globalización’ no sería comprensible. La externalización ha sido utilizada también para adelgazar la administración púbica y puede visto como un mecanismo de privatización de los servicios públicos. Pero el outsorcing es en parte un resultado inevitable de la especialización de nuestra sociedad. Algunas actividades que se realizaron en las bibliotecas (como la creación de software para la gestión de las mismas) hoy se han desplazado a empresas privadas y la edición científica surgida en sociedades científicas y universidades ha sido delegada en buena parte en empresas editoriales privadas.

Las bibliotecas han utilizado como recurso una externalización 'internalizada', es decir, externalizan en organizaciones creadas por las propias bibliotecas: redes, consorcios y alianzas. 

(1)  Manuel Castells, “La sociedad de la información”  (Madrid: Alianza, 1997-97), 3 v.

(2)   John Hagel III y Marc Singer, “Unbundling the corporation”, en:  Harvard Business Review 77(89)2.

(3)  Lorcan Dempsey, “Libraries and the informational future: some notes” . En: Information Professionals 2050: Educational Possibilities and Pathways;  Eds. Gary Marchionini and Barbara Moran. Chapel Hill: School of Information and Library Science, University of North Carolina at Chapel Hill, 2012, p. 113-125. ISBN 978-1-300-20486-2  http://sils.unc.edu/sites/default/files/publications/Information-Professionals-2050.pdf. Ver también, del mismo autor, “Libraries and the Long Tail: Some Thoughts about Libraries in a Network Age”, en: D-Lib 12(06)4.

(4)  David Lewis ha tratado este tema en alguno de sus artículos, ver, por ejemplo: “A strategy for academic libraries in the first quarter of the 21st century”, en: College & Research Libraries, 68(07)5, p.  418-434.

(2 de 4) Lluís Anglada / Le biblioteche di front al cambiamento de paradigma: esternalizazione, cooperazione e alleanze in un mondo che cambia // Biblioteche in cerca di alleati: Oltre la cooperazione, verso nuove strategie di condivisione;  Massimo Belloti, ed (Milano: Editrice Bibliografica, 2013). ISBN: 978-88-7075-765-1. P 156-160

De gestionar documentos a poner en relación información con personas

La idea que me gustaría exponer es la de que la biblioteca es una entidad  multi-institucional que se desarrolla en tres planos: a nivel internacional, a nivel regional y a nivel de la propia organización. Más adelante precisaré el concepto de biblioteca como entidad o organización multi-institucional (concepto que tomo prestado de Lorcan Dempsey (1)), pero antes que eso tenemos que detenernos a considerar los grandes cambios que están viviendo las bibliotecas y nuestra sociedad misma.

A mi entender, el principal que viven las bibliotecas es el de pasar de ser organizaciones que gestionan documentos a ser organizaciones que pone en relación la información con las personas. El segundo es que, en este mundo cambiante, tenemos que migrar de lo analógico a lo digital, pero que la principal migración será en la forma de trabajar de manera que las organizaciones deberán aprender a pasar de trabajar solas a hacerlo en red, formando alianzas.

Va a ser útil detenernos un momento en los distintos significados que tiene la palabra ‘información’ siguiendo el artículo de Michael Buckland  (1991, (2)). Éste distingue entre la información como objeto (Information-as-thing), la información como proceso (Information-as-process) y la información como conocimiento (Information-as-knowledge). A pesar que la ‘información’ que nos interesa es el conocimiento y la forma de adquirirlo hasta el punto que:

“some leading theorists have dismissed the attributive use of “information” to refer to things that are informative. However, “information-as-thing” deserves careful examination, partly because it is the only form of information with which information systems can deal directly(3) .”

La biblioteca moderna, la que surge en la segunda mitad del S. XIX y se consolida a lo largo del S. XX, se basa en la necesidad social de acceder a una información que cada vez era más relevante para la vida laboral y ciudadana. La biblioteca moderna se construye sobre el paradigma de la información escasa, una información que –tecnológicamente hablando- se produce de forma impresa. Es una biblioteca construida con el  libro en el centro, donde el ansiado acceso a la información –conocimiento- se produce a través de un limitado y escaso número de objetos portadores de la información.

Ha sido totalmente lógico que la biblioteconomía moderna centrara su atención en maximizar los usos (presentes y futuros) de los documentos, en la información como objeto. El primer y principal obstáculo para acceder a la información era conocer de su existencia y acceder físicamente a ella. Facilitar el proceso de estar informado no ha sido una prioridad.

Pero estamos viviendo un cambio de paradigma: el que la información pase a ser abundante, una información que –tecnológicamente hablando- se produce y distribuye de forma digital. Si tradicionalmente la escasez de información y las dificultades de obtenerla habían hecho que los usuarios dedicaran su atención a la adquisición de información, ahora, en un contexto de información abundante, los usuarios dirigen su atención a otras cosas y las bibliotecas deben intentar atraer una atención que hasta no hace muchos era concedida sin esfuerzo.

Consecuentemente, los recursos de las bibliotecas deben reorganizarse para dedicarse a la información-proceso y olvidar un poco la información-objeto. Para hacer esta necesaria reorganización, las bibliotecas no obtendrán recursos nuevos, sino que deberán utilizar recursos actualmente situados en los procesos tradicionales. Deberán ahorrar recursos aquí para desplazarlos a los servicios que permitan ejercer nuevos roles. 

(1)  Ver su conferencia “The university Library: reconfiguring organizational boundaries in a network environment”, en: LIBER 40th Annual Conference, Barcelona, 2 July 2011.

(2)  Michael K. Buckland “Information as Thing”, en: JASIS 42(91)5, p. 351-360.

(3)  Buckland, op cit, p. 359. La cursiva es mía.

(1 de 4) Lluís Anglada / Le biblioteche di front al cambiamento de paradigma: esternalizazione, cooperazione e alleanze in un mondo che cambia // Biblioteche in cerca di alleati: Oltre la cooperazione, verso nuove strategie di condivisione;  Massimo Belloti, ed (Milano: Editrice Bibliografica, 2013). ISBN: 978-88-7075-765-1. P 156-160

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