La biblioteca, una entidad multi-institucional en el mundo, en el territorio y dentro de la organización

Pasaré a mostrar tres casos en los que una biblioteca, cooperando con otras bibliotecas u otras organizaciones puede crear un servicio nuevo sin necesidad de más recursos.

En el mundo

El Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC) en 1999 empezó los trabajos que permitirían poner en funcionamiento, el año 2001, el repositorio cooperativo de tesis doctorales (TDX). TDX contiene hoy algo más de 15.000 tesis doctorales en formato digital y en el repositorio participan diecinueve universidades. Son las propias universidades las que se encargan de difundir el repositorio entre sus estudiantes de doctorado para que, una vez presentadas y aprobadas sus tesis, entreguen la información necesaria para poderlas introducir en TDR.

La actuación coordinada de les bibliotecas y el uso de protocoles comunes de transmisión de datos permiten que los datos de una tesis introducida en TDX estén, de forma automática, en el catálogo de la universidad donde se leyó, en el catálogo colectivo del CBUC, en el de las universidades españolas en Google y, finalmente, en el portal europeo de tesis DART-Europe. DART-Europe es una asociación de bibliotecas y de consorcios bibliotecarios que trabajan conjuntamente para la mejora del acceso global a las tesis doctorales europeas.

Así, una tesis doctoral catalogada una sola vez en un repositorio cooperativo pasa a formar parte de diversos instrumentos de ‘descubrimiento’ sin que la biblioteca tenga que entrar los datos repetidas. Así, gracias al trabajo multi-institucional una biblioteca multiplica su presencia en la red.

En el territorio

Debido a los costes de los ordenadores, la automatización de las bibliotecas que se inició a finales de los años 60 e inicios de los 70 se hizo de forma cooperativa en muchos casos. Esto comportó no solo el aprovechamiento de infraestructura (los ordenadores) sino la creación de catálogos colectivos y acuerdos de préstamo entre bibliotecas. Esto permite mejorar enormemente el servicio información bibliográfica, el de acceso al documento y, al mismo tiempo, ahorrar recursos gracias a la catalogación por copia. Los catálogos colectivos son una clara creación de la biblioteca como entidad multi-institucional.

El catálogo colectivo WorldCat creado por OCLC es de bien seguro el ejemplo más conocido, pero hay multitud de catálogos colectivos a nivel regional. Por ejemplo, el CBUC fue la creado en 1996 para confeccionar el CatálogoColectivo de las Universidades de Catalunya (CCUC). Actualmente el CCUC da información de unos 10.000.000 de documentos bibliográficos de unas 120 bibliotecas distintas.

Esto se consiguió de forma gradual, extendiendo el ámbito multi-institucional del catálogo. El CCUC se inició con la participación de las bibliotecas universitarias de Cataluña. A estas se le han ido añadiendo progresivamente las bibliotecas de universidades privadas y de universidades limítrofes con Cataluña. Pero, a medida que fue creciendo, el CCUC se convirtió en el instrumento de referencia para localizar información bibliográfica en este ámbito territorial y al CCUC se le hagan ido añadiendo fondos de bibliotecas especializadas.

Solo con la coordinación en normativa de catalogación y una infraestructura común las bibliotecas participantes ahorran costes en catalogación y pueden prestar servicios nuevos como el de préstamo consorciado que permite que cualquier usuario acceda a los fondos de otras bibliotecas en un plazo de menos de 5 días. Así, un libro de una biblioteca puede ser utilizado por todos los usuarios y la biblioteca puede ofrecer además de su colección la del resto de bibliotecas. Así, gracias al trabajo multi-institucional una biblioteca multiplica los recursos que ofrece a sus usuarios.

Dentro de la organización

La investigación ha sido siempre una actividad fundamental para la universidad, pero hasta ahora la investigación se ha difundido por canales muy bien establecidos (básicamente las revistas). Estamos viviendo un cambio gobernado por lo ‘abierto’ o por el libre acceso. No solo van a ser de libre acceso los artículos científicos, sino que deberán serlo los datos en los que se basan así como los metadatos que los describen. De forma importante la universidad deberá esforzarse en que los resultados de la investigación que produce sean visibles en la red de forma apta para que sean utilizados por aplicaciones web y por personas.

Los datos referentes a la investigación (al menos en España) suelen encontrarse dispersos en diferentes silos dentro de la universidad y casi siempre gestionados per servicios distintos. En la gestión de datos de investigación típicamente intervienen tres servicios: los creadores del CRIS (Current Research Information System) institucional, los gestores del repositorio institucional y los servicios informáticos proveedores de software para esta gestión. La gestión descentralizada produce instrumentos de visulaización distintos y muy a menudo incompatibles entre sí.

La biblioteca de la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona ha sabido capitalizar el conocimiento de los servicios bibliotecarios de gestión de información y su capacidad colaborativa creando un portal sobre la investigación hecha en la universidad. El Portal de Producción Científica de la UPF  incluye actividades de ayuda a la investigación (proyectos de investigación, convenios, becas), publicaciones (artículos de revista, libros, capítulos de libro, working papers), congresos, tesis dirigidas, premios etc. de los investigadores de los cuales se disponga de su currículum vitae actualizado.

Los objetivos del Portal de Producción Científica son: gestionar adecuadamente los CV del PDI, ofrecer información actualizada sobre las actividades de investigación de la Universidad, y mejorar la gestión interna de la Universidad, es decir, evitar gestionar datos de forma duplicada. Las consultas son por investigador, departamento, grupos y unidades de investigación y palabra clave. Siempre que es posible las referencias bibliotecaria enlazan con el texto completo del documento en formato electrónico.

Así se consigue que los datos de investigación se introduzcan una sola vez en alguno de los sistemas de gestión de la investigación de la universidad y, al mismo tiempo, se crea un instrumento potente de difusión de la investigación hecho por la universidad. Así, gracias a la capacidad colaborativa de la biblioteca (y a su conocimiento sobre como gestionar información), gracias al trabajo multi-institucional (esta vez dentro de la propia organización) la biblioteca aumenta el valor que tiene para la Universidad.

(4 de 4) Lluís Anglada / Le biblioteche di front al cambiamento de paradigma: esternalizazione, cooperazione e alleanze in un mondo che cambia // Biblioteche in cerca di alleati: Oltre la cooperazione, verso nuove strategie di condivisione;  Massimo Belloti, ed (Milano: Editrice Bibliografica, 2013). ISBN: 978-88-7075-765-1. P 156-160.

I els bibliotecaris podem salvar la biblioteca

El passat 27.09, i en el marc del curs de l'IC_Cartotechnology, Georg Gartner va donar a l’ICC la conferència "Modern cartography". Faig la meva pròpia lectura de la conferència de G. Gartner, President de l'Associació Cartogràfica Internacional (ICA/ACI), i en el que descriu hi trobo paral·lelismes en les biblioteques.

Els cartògrafs feien mapes, però ara no se’n fan de mapes. És aquest la fi de la professió o un inici de la seva reconversió? G. Gartner va definir insistentment la cartografia com una disciplina que (ja) no té a veure amb artefactes (els mapes) sinó amb la comunicació d’informació especialitzada. La cartografia avui és més present a múltiples activitats humanes; és, a més, atractiva, rellevant i moderna. Passa però que la forma d’exercir la professió ha de canviar. Aquesta ha d’incorporar coneixements de fora la professió, s’ha d’exercir fora els àmbits tradicional on la cartografia s’ha desenvolupat (els centres cartogràfics) i ha de reforçar-se amb la cooperació.

Vegem si aquests elements ens son aplicables.

No és el llibre sinó la lectura i la informació

Tal com han descobert els cartògrafs, els mapes continuaran essent importants si oblidem que són objectes (artefactes) i ens fixem en que són portadors de dades espaials.

Els bibliotecaris hem de mostrar que el llibres y les revistes són objectes portadors d’informació i vehiculadors de la funció d’informar-se. Ens hem de preparar per un escenari segur, proper i que anirem assolint de forma progressiva, de biblioteques cada vegada amb menys documents impresos.

La presència de revistes impreses a les biblioteques universitàries té els dies comptats a no ser que les hi vulguem mantenir per crear ambient. Les biblioteques universitàries nord americanes estan agrupant les seves col·leccions (abans individuals) en conjunts cooperatius que pivoten al voltant del triangle format per un catàleg col·lectiu, un acord de préstec consorciat (ull, no confondre amb préstec interbibliotecari) i un magatzem de documents impresos que s’usen poc però que s'usen de tant en tant (i que no només hem de conservar, sinó que donar-los accés és el que fa que el sistema bibliotecari no sigui només eficaç i esdevingui també excel·lent). Una cosa similar estan fent les biblioteques universitàries de Catalunya agrupades al CBUC.

En els propers anys, el més ‘modern’ pot ser dedicar-se a treure més profit de les nostres col·leccions impreses. I alhora anar construint una nova realitat digital, realitat que es desenvoluparà sota unes normes i processos nous, la major part dels quals no hem descobert encara. Això val també per a biblioteques populars. Avui, hi ha molts lectors empedreïts que ja no s’enduen llibres en préstec de les biblioteques: els és més fàcil i còmode descarregar-los de plataformes digitals. No és una qüestió ideològica, és una qüestió pràctica.

Al respecte, molt interessant l’article d’Edward T. O'Neill, Julia A. Gammon /

Consortial Book Circulation Patterns: The OCLC-OhioLINK Study // CRL pre print (Accepted: August 12, 2013; Anticipated Publication Date: November 1, 2014).

La hibridació i la incrustació de la professió

A la xerrada mencionada, Georg Gartner afirmava que la cartografia té futur si, per una banda, aconsegueix integrar professionals de diverses procedències, i, per una altra, si els cartògrafs aconsegueixen inserir-se en diverses organitzacions on –dins equips pluridisciplinaris- ajudar a treure millor partit de les dades geo-espaials.

Des de fa temps (1) se’ns adverteix que no podem continuar gestionant biblioteques amb els coneixements que han conformat tradicionalment els estudis (2). Jo no crec que la solució sigui la dissolució de la professió en un conjunt de coneixements emergents poc consolidats (3) i sí en canvi l’enfortiment del nucli bàsic que configura l’ofici (al meu entendre: posar en relació persones amb informació). Si tenim clar quin és el nostre ‘negoci’ no hem de témer la dissolució.

La informació no havia estai mai tan important, rellevant i de moda com ara. Igual que la ‘cartografia’ moderna, però les biblioteques han perdut una part de la importància que tenien. Ho diu Carles Gibernau, en un comentari al meu post anterior a aquest:

“El negoci de les biblioteques està més viu que mai. El que passa és que ha migrat cap a d'altres tipus d'empreses. Però moltes de les grans empreses d'internet que tots coneixem es dediquen al que tradicionalment ha estat el negoci bibliotecari. En aquest sentit, podem estar satisfets. Ara bé, els bibliotecaris han quedat en la seva majoria al marge. Se'm fa difícil trobar una professió que hagi deixat passar més oportunitats en els darrers 15 anys. SEO, SEM, Internet Màrqueting, creació de comunitats... són només alguns dels exemples. Una darrera de l'altre. Professions molt ben retribuïdes que han estat ocupades per perfils amb d'altres formacions.” Un comentari que fa reflexionar.

Un element més, la recerca a Catalunya ha millorat molt en els darrers anys, en part important, la feta fora de les universitats, a centres de recerca i a hospitals. Això vol dir que aquest han creat potents serveis bibliotecaris (o documentals) que els recolzin? De cap manera ha estat així i la funció de facilitar l’ús de la informació deu haver estat assumida per ‘perfils amb altres formacions’, en paraules de C. Gibernau. Les biblioteques universitàries han elaborat com alternativa la del bibliotecari incrustat, és a dir, el professional que surt de la biblioteca per inserir-se en projectes ja existents i aportar-los el valor dels seus coneixements.

En Dídac Martínez defineix així al bibliotecari incrustat (4):

• El bibliotecario incrustado participa en un proyecto y trabaja como un miembro integrado en un equipo.
• El bibliotecario incrustado presta servicios de información y  conocimiento altamente especializados, personalizados y  con gran valor añadido a un grupo de clientes que tienen necesidades bien definidas.
• El bibliotecario incrustado está integrado con la estrategia y el negocio de la organización y su aportación es evaluada  según los resultados del proyecto.

La cooperació

Gartner suggeria la cooperació com una forma de reforçar la professió, i esmentava els assoliments de l’Associació Cartogràfica Internacional, que en el nostre cas és com citar la IFLA. En aquests terreny les biblioteques i els bibliotecaris hem anat molt més lluny que moltes professions i la cooperació que hem establert entre nosaltres té arrels molt profundes. A més de l’associació internacional corresponent –l’IFLA en aquest cas- a quasi tots els països hi ha associacions nacionals. De forma diferenciada i pròpia respecte moltes altres professions, els bibliotecaris cooperem compartint eines i a través de consorcis.

Estem tan acostumats a que entre nosaltres tinguem acords internacionals que ens sembla el més normal enviar una carta a una biblioteca estrangera i que aquesta ens deixi a nosaltres –uns desconeguts- un llibre pel que en diem préstec interbibliotecari. I ho estem també al fet que la catalogació d’un llibre feta per una biblioteca que no és la nostra però feta amb les mateixes normes que usem nosaltres sigui aprofitable. Hi estem tan acostumats que no veiem com de arrelada està la cooperació en la nostra professió i els beneficis que en traiem (beneficis en més serveis o en estalvi de cost). Aquesta és una de les nostres forces: el treball cooperatiu.

Les biblioteques a més, a molts llocs del món, no han esperat que l’Estat (o el municipi, o la universitat) els arregli tots els seus problemes i s’han associat o consorciat per, entre totes, fer millor i més barat el que cada una hauria de fer. Tenim exemples en grans consorcis (OCLC, per exemple), o en consorcis territorials, com aquí el CBUC.   

La profunditat dels acords que tenim i l’extensió cooperativa de les biblioteques han portat a Lorcan Dempsey (5) a afirmar que la biblioteca és una entitat multi organitzacional. Què vol dir això? Doncs no gaire res més que som capaços de coordinar-nos entre nosaltres per tal de ser més eficaços i efectius. Un exemple: les universitats de Catalunya, les tesis només les cataloguen una vegada, a TDX, però d’allí el carreguen al CCUC, als catàlegs locals, a DART Europe, a Google i al catàleg mundial Open Access Theses andDissertations (OATD).

Hem mal interpretat Darwin massa sovint dient que sobreviuen els més forts. La supervivència és dels més aptes, és a dir, dels més adaptables.

(1) Recordo: The academic library in the information age (S.l. : CETUS; 1997) en format digital que ara no trobo a la xarxa. N’hi ha traducció catalana, feta per les Biblioteques de la UPC, amb una URL que avui no es localitza: escher.upc.es/publica/cetus.htm

(2) Vegeu les competències a les dóna suport la biblioteca de la University of Manchester: “My Learning Essentials: The Library's new skills programme”, 

(3) Lamentablement, aquest és el camí que ha emprès i no abandona la Junta actual del COBDC.

(4) Dídac Martínez / El bibliotecario incrustado en la UPC: V Jornadasobre buenas prácticas en el ámbito de las bibliotecas, Madroño. Junio 2013. 

(5) Dempsey va exposar la seva idea de la biblioteca com a entitat multi institucional al congrés del LIBER celebrat a Barcelona. Se’n pot trobar un desenvolupament a la seva contribució “Libraries and the informational future: some notes” a les pàgines 113-125 de ‘Information Professionals 2050:Educational Possibilities and Pathways’, eds. Gary Marchionini and Barbara Moran (Chapel Hill: School of Information and Library Science, University of North Carolina at Chapel Hill, 2012. ISBN 978-1-300-20486-2)  Sobre aquesta darrera, vegeu el post a Blok de BiD: “Los profesionales de lainformación en el 2050” / Tony Hernández.

I els bibliotecaris van matar la biblioteca

En el món material i finit on vivim les lleis que el governen són poques. Per això sempre he pensat que el que passa a un àmbit ha d’estar regulat per les mateixes forces que determinen el que passa als altres. No de la mateixa manera, però sí de forma aproximada.

Per això el magnífic article de Mar Galtés (Vanguardia de 22.09.13) “I els financers van matar el Donut" m’ha fet pensar en les biblioteques.

Galtés descriu les dificultat per les que passa Panrico, empresa que va créixer a l’empara de l’èxit d’un dels seus productes: el Donut. Galtés escriu: “Què és  el que ha portat a Panrico al fons de l’abisme? Diversos experts coincideixen que ha estat la confluència [de 3 factors], un canvi d’hàbits de consum, una gestió basada en criteris estrictament financers (fins i tot d’esquena al consumidor) i una estructura industrial poc flexible que no s’ha pogut transformar.”

Llegint-ho he pensat si d’aquí uns anys no hi haurà un periodista que pugui escriure un article titulat “I els bibliotecaris van matar la biblioteca” on s’expliqui que les biblioteques viuen unes dificultats grans que les fa estar a punt de desaparèixer. El periodista continuaria:  “Què és  el que ha portat a les biblioteques al fons de l’abisme? Diversos experts coincideixen que ha estat la confluència [de 3 factors], un canvi d’hàbits de consum, una gestió basada en criteris estrictament bibliotecaris (fins i tot d’esquena a l’usuari) i una estructura industrial poc flexible que no s’ha pogut transformar.”

Vivim en una societat que està experimentant un canvi profund, canvi que fa que trontollin les organitzacions i productes més ben establerts. Les biblioteques s’hi inclouen. Han viscut 150 anys en els quals la societat les valorava i volia, però això no és garantia de supervivència futura. Com al Donut, la confluència de tres factors les pot portar a l’abisme.

Un canvi d’hàbits de consum

Quin? El que es deriva de la transformació de l’accés a la lectura a partir de la digitalització de la informació. El canvi aquí no és l’aparent (llegir en un lector en comptes de fer-ho en un document imprès), sinó que la informació digital trenca les limitacions de les dificultats del seu accés. Les biblioteques han estat organitzacions de gran utilitat social que han tingut (i tenen) per funció la de pal·liar les dificultats d’accés a la informació. La informació en format digital tendeix a expandir el seu accés fins a extrems insospitats (vegeu les conseqüències de l’accés obert) i a fer innecessàries les organitzacions que ens el proporcionaven (les biblioteques). Podeu veure aquesta idea desenvolupada a l’article de David W. Lewis, “From Stacks to theWeb: the Transformation of Academic Library Collecting”, a: College and research libràries, vol 74 (2013) 2, 159-177.

Una gestió basada en criteris estrictament bibliotecaris (fins i tot d’esquena a l’usuari)

Els que piloten les institucions són els que en poden decidir el canvi de rumb. Els bibliotecaris, com qualsevol altra professió, som els que hem anat determinant cap on desenvolupar i evolucionar les biblioteques i els seus serveis. No som els únics que determinarem si les biblioteques tenen futur, però som influents. En el passat recent vam ser els primers d’aprofitar els avantatges de la tecnologia per millorar els nostres serveis, però els canvis de la digitalització són més profunds que els produïts per l’automatització de biblioteques. Els valors  professionals del passat poden continuar servint si som capaços de redefinir-los en profunditat. Ja no som organitzadors de documents sinó facilitadors del seu ús. Un dibuix del bibliotecari agitador cultural amb més feina fora la biblioteca que a dins el podeu veure a “El decàleg de Carme Fenoll: els deu principis queguien el dia a dia de la seva gestió”, que publica Núvol: el digital de la cultura (22.09.13)

Una estructura industrial poc flexible que no s’ha pogut transformar

Moltes organitzacions sòlidament enfonsades han caigut a l’abisme llastrades per estructures creades en el passat –útils llavors, massa pesades avui- de les que no s’han sabut desfer o que no han sabut transformar. En el meu imaginari, l’Editorial Bruguera. La primera del país durant molt de temps (codi 01 de l’ISBN!) que malgrat les vendes dels seus llibres i revistes  arrossegava el llast d’una infraestructura d’impressió que generava pèrdues cada vegada que imprimia alguna cosa.  Les biblioteques tenim uns processos que, vistes les possibilitats tecnològiques, són moltes vegades redundants i ineficients (vegeu, per exemple, el nombre de vegades que es cataloga el mateix llibre). Ens ho explicava aquesta setmana John Helmer, en el curs organitzat pel CBUC: “Radical collaboration”. La solució segons Helmer és més cooperació. Una cooperació ‘vertical ‘ (i gran) al voltant d’un objectiu específic (com HathiTrust o WEST:Western Regional Storage Trust) i, alhora, una cooperació horitzontal (d’abast territorial petit) però amb diversos programes d’actuacions (com la que fan els consorcis Orbis CascadeAliance o el CBUC).

Recordem que, veient la seva diversitat, força i esplendor, els dinosaures estaven convençuts que serien els darrers animals a desaparèixer de la faç de la terra. 

La lectura és el nostre negoci, els lectors els nostres clients

Un amic em recomana fervorosament el llibre d’Alex Ross El Ruido eterno. Me’l demano en préstec consorciat del CBUC i m’arriba en 3 dies a la biblioteca on jo prefereixo recollir-lo. El servei és excel·lent i el llibre segurament també, però quan me’l lliuren en veig el gruix: 798 p.. Em donen com a termini 15 dies per llegir-lo. El podré renovar segurament, però jo llegeixo diversos llibres alhora i al meu aire. Sentir darrera el clatell l’alè que l’he de tornar em fa que busqui una alternativa a la biblioteca si vull llegir-lo. No és que el llibre sigui rar o molt usat. Al CCUC en consten 7 exemplars, un d’ús local i 2 en préstec (un és el que tinc jo), és a dir que un termini més llarg no sembla que hagi de causar perjudicis a altres lectors.

Dissabte mercat a Vic. Passo per la paradeta de llibres a un euro. Mentre remeno sento la conversa entre uns clients i el venedors. Ella (la mare) li demana si tenen un llibre determinat. El nen que acompanya la senyora em fa deduir que estan buscant com tenir algun dels llibres recomanats a l’escola a un preu baix. El venedor no pot satisfer la demanda però li promet mirar al magatzem i queden per aquest proper dissabte.  Algunes biblioteques universitàries dels EUA faciliten l’intercanvi de llibres (manuals) entre estudiants, però no en conec cap d’aquí que ho faci. He vist bookcrossing a les feines i a cafès, però no a les biblioteques.

Reportatge a La Vanguardia d’avui amb el títol de Llegiren xarxa que signa Isabel Gómez Melenchón i que relaciona les diferents xarxes socials de lectors (catalanes, espanyoles i internacionals). Ha estat una sorpresa (o no) que els que els agrada la lectura els agradi també compartir opinions sobre els llibres llegits, tenir catalogats els que un hom té o ha llegit, veure les sorpreses de quins altres llibres llegeixen els que comparteixen autors preferits... A mi que m’agrada llegir, a la biblioteca hi vaig per endur-me llibres però també (o sobretot) per parlar de llibres amb en Robert i amb la Rosa, per demanar-los recomanacions i opinió, per punxar-los si se’ls ha escapat alguna lectura que a mi m’ha agradat. El Què llegeixes? que va posar en funcionament el Departament de Cultura fa bastants anys podria ser el club virtual de lectura de les biblioteques de Catalunya, però si no vaig errat no l’usen.  

Quan l’accés als llibres era difícil vam organitzar el nostre ‘negoci’ al voltant de facilitar-ne l’accés i els nostres ‘clients’ eren els llibres mateixos.

Ara que l’accés als llibres serà cada vegada més fàcil (i les biblioteques més prescindibles) hem de reorientar el nostre ‘negoci’ cap a la lectura, i pensar que els nostres ‘clients’ són els lectors.

És hora de tornar a mirar lluny

Aquests darrers anys la planificació estratègica ha caigut en un cert descrèdit. Per una banda, els canvis eren molts, a tots els nivells i en tots els casos grans i sovint, disruptius. Per una altra –i això potser no es té sovint en compte- els recursos per fer coses eren grans i hom es podia permetre el luxe d’emprendre accions sense comptar amb limitacions ii sense la necessitat de comptar amb aliats. Hem viscut anys en els que tot (o moltes coses) eren possibles, en bona part perquè hi havia recursos per fer-les possibles.

Els anys que vindran seran de recursos escassos. Les possibilitats de fer es veuran molt disminuïdes per uns recursos que s’han reduït. En aquest nou context (el ‘new normal’) el pensament estratègic tornarà a prendre importància. Caldrà analitzar molt bé quin és l’escenari de les nostres accions (què cal fer / què és possible fer), quines accions poden posar en valor els serveis bibliotecaris, quines són les nostres possibilitats de fer i amb quins aliats podem comptar.

Les biblioteques catalanes en general han sabut treure profit d’un parell de dècades en que hi ha hagut recursos públics per modernitzar-les i en les que –i això potser és encara més fonamental- les accions de modernització han estat ben dirigides. Algun dia algú hauria de sumar el metres quadrats de noves biblioteques construïdes a Catalunya durant les dues darreres dècades. Han estat a més, biblioteques noves o reformades amb visió de futur i preparades per la substitució del paper pel digital, pel canvi de funció que ens caldrà fer els propers 10 anys: passar de biblioteques que posaven a disposició de la gent documents que a la gent li costava tenir a biblioteques que ofereixen a la gent un espai i uns serveis que els permetin relacionar-se millor amb el món a través d’una utilització refinada, intensiva i sàvia dels documents i de la informació.

Es fa difícil pensar que, en aquests moments de recessió, el canvi de rol de les biblioteques vingui acompanyat de molts recursos per fer invents. No hi haurà diners per fer les biblioteques no fetes fins ara (la provincial de Barcelona, per exemple), no hi haurà segones oportunitats per repetir experiments fallits, no hi haurà opcions per fer allò que no cobreixi clares necessitats socials. Els bibliotecaris tenim per davant uns anys difícils i la professió, a nivell internacional, s’hi està posicionant a partir de tres eixos: abraçar sense dubtes les noves possibilitats d’un món en el que la informació serà bàsicament digital, mostrar que els serveis que ofereixen les biblioteques contribueixen a complir les finalitats que té la institució que les sustenta (posar en valor els nostres serveis) i cooperar més

En els darrers mesos s’han pogut veure presentacions de la visió estratègica de diferents institucions bibliotecàries del país, cosa que fa pensar que, des de  diferents llocs es torna a veure la necessitat de reflexionar sobre el passat i el present per mirar més lluny; per tornar-ho a fer com quan els recursos eren més escassos i l’activitat menys frenètica

Passem revista.

La Biblioteca de Catalunya ha preparat el seu contracte programa per al període2013-16.

El document és breu i val la pena clavar-hi una ullada. Defineix els objectius estratègics, indicadors i compromisos de la Biblioteca de Catalunya per al període 2013-16. Els objectius són clars i estructurats en 6 eixos: 

• Tres en el paradigma de l’imprès: Promoure la Biblioteca com el centre cultural de referència especialitzat en la promoció i difusió del patrimoni escrit, musical, sonor, audiovisual, gràfic i editorial, Identificar i completar el patrimoni bibliogràfic i documental de Catalunya i Posar al dia i a l’abast de tothom el patrimoni bibliogràfic i documental de Catalunya preservat. 
• Tres en l’àmbit del digital: Oferir al món una porta d’accés als continguts digitals patrimonials catalans, Promoure la participació dels ciutadans i agents del patrimoni a través dels continguts digitals i, Consolidar d'un sistema de preservació digital nacional. Ni massa, ni massa poc. Una planificació estratègica centrada en els objectius propis de la biblioteca que no defuig de plantejar-se’n de nous.

Reflexió estratègica d’Assumpta Bailac el passat 9 de novembre al Centre de Lectura de Reus en el marc d’unes que tenien per finalitat la de debatre la funció de les biblioteques i els diferents àmbits bibliotecaris. No puc enllaçar a la presentació de l’Assumpta i és una llàstima. La seva conferència (Oportunitats i amenaces de la biblioteca pública catalana) destil·la l’experiència acumulada a la gerència de serveis de les biblioteques municipals de la Diputació de Barcelona, a la direcció general de Cooperació Cultural del Departament de Cultura i a la gerència de Biblioteques del Consorci de Biblioteques de Barcelona. 

L’Assumpta formula com a principals objectius de les biblioteques en aquests temps de canvi aquests tres: 

• L’increment dels hàbits lectors, 
• L’equitat en l’accés a la informació i al coneixement, 
• La contribució a la cohesió social. 

I els camins que indica que cal seguir són:

• La cooperació institucional i amb altres agents, a diferents nivells territorials i àmbits diversos
• La posada en valor de la biblioteca pública, amb l’accent en la seva dimensió social i educativa
• L’aposta per la dimensió digital de la biblioteca
• La re orientació de les competències professionals dels equips i explorar noves fórmules de gestió de determinats serveis

Exposició del programa d’actuacions en matèria de biblioteques públiques de Carme Fenoll, el passat 22 de novembre a les 13es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació. Carme Fenoll es va incorporar ara fa uns mesos al Departament de Cultura com a cap del Servei de biblioteques i en poc temps ha sabut crear unes expectatives de canvique crec que són compartides i vistes amb il·lusió per la majoria de professionalsde les biblioteques municipals. La convocatòria anticipada d’eleccions no ha permès (a parer meu) que les moltes mesures iniciades en aquest període hagin quallat en un pla suficientment reposat. 

Els objectius que es planteja el Departament en aquesta nova etapa són ambiciosos: 

• Promoure la coordinació interadministrativa per tal de fer efectiu un veritable Sistema Únic Bibliotecari, 
• Actualitzar els sistemes de suport i cooperació a les biblioteques, i 
• Evitar la duplicitat de recursos, serveis i accions promocionals de les biblioteques. 

I de forma concreta dos objectius clars, necessaris i assolibles: unificació dels catàlegs de lectura pública i sistema català de préstec interbibliotecari.

Finalment -cronològicament parlant-  la presentació a la Facultat de BiD de la visió estratègica de les biblioteques del CBUC sobre les coses fetes fins ara i el canvi tecnològic que volen fer en els propers anys. El bon resum que en fa en Tomàs Baiget m’estalvia fer-lo a mi.

15è aniversari del CBUC

Avui és el 15è aniversari del CBUC. L’aniversari ‘oficial’, que és quan els estatuts del CBUC van ser publicats al DOGC. El naixement real és de bastant abans, del 1991 almenys.

El 1990 el panorama de les universitats de Catalunya era bastant diferent del d’ara. Existien la UB, la UAB i la UPC i la UPF, mentre que la UdG, la UdL i la URV estaven en procés de creació i de la UOC encara no se'n parlava. La UPF naixia de bell nou, mentre que les altres ho feien a partir de la segregació de les universitats existents fins llavors. En aquell moment hi havia quatre institucions que feien servir el mateix programari de gestió, el VTLS, i eren la UAB, la UPC, la UPF i la xarxa de biblioteques populars de la Diputació de Barcelona.

Les reunions entre aquestes quatre entitats per coordinar la implementació de VTLS van comportar que en un moment es pensés (i es volgués) fer alguna cosa més. Es va demanar a VTLS que fes un projecte en el que s’exploressin possibilitats ulteriors de col·laboració i la seva proposta va ser crear un marc d’interconnexió de catàlegs (en una 1a fase) i d’un catàleg col·lectiu, (posteriorment). Cal dir que el 1990 no existia Internet ni les possibilitats de connexió entre ordinadors que hi ha ara.

El 1991 va sortir la possibilitat de demanar un ajut econòmic a través del Departament d’Ensenyament (on llavors estaven adscrites les universitats), ajut que va ser concedit. Era un ajut al 50% entre el Ministeri d’Educació i el departament d’Universitats de la Generalitat. El projecte però, malgrat la seva aprovació, va quedar aturat uns quants anys. Un dels motius va ser perquè el Departament d’Ensenyament no sabia com conciliar la cooperació entre universitats (administració de la Generalitat) i la xarxa de biblioteques de la Diputació (administració local).

El projecte demanava diners per fer un catàleg col·lectiu i també per acabar d’automatitzar les biblioteques de les universitats llavors en curs de creació: la de Girona, la de Lleida i la Rovira i Virgili. Les universitats estaven encara en procés de formació i la infraestructura de les biblioteques depenia de la de la UB, UAB i UPC. Els diners del projecte de 1991 van ser, doncs, pel local i pel global; pel local (l’automatització de les biblioteques esmentades) i pel global (el que després va ser el CCUC).

El projecte de 1991 va fer una llarga travessia en el desert fins que va ser rescatat de l’ostracisme pel Director General d’Universitats Ramon Pla (amb la col·laboració de la Vera Pawlowsky i d’en Gabriel Ferrater, a la UPC). Aquest va resoldre els dos obstacles polítics que impedien la realització del projecte i que van suposar, per una banda, la desvinculació de les biblioteques populars del projecte (i la inclusió de la UB en el mateix) i, per una altra, la incorporació de la Biblioteca de Catalunya com a biblioteca de recerca i representant del Departament de Cultura. Ramon Pla va encarregar desenvolupar el projecte a en Joan Majó, llavors Vicerector de biblioteques a la UPC. Era el 1995 i es van fer moltes reunions tècniques per definir el CCUC. Es van fer sense tenir cap estructura de recolzament, però tenint-ne moltes ganes (tenint voluntat de ser).

Els treballs de creació del CCUC es poden seguir a l’article de l’Item (n. 17 de 1995, p. 38-58) “La creació del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya: els treballs tècnics preparatoris” de Montserrat Espinós, Mercè Mestre i Marta Tort. El CCUC va entrar en funcionament el gener de 1996 i l’Oficina del CBUC naixia també aquell mes. Per al naixement oficial faltarien encara uns 11 mesos.

El naixement del CBUC és fruit de diverses coses, de l’oportunitat de l’amistat (de la companyonia, almenys), del moment històric... però sobretot és fill de la voluntat de fer. És fill de tenir al cap la idea de que per millorar no n’hi ha prou amb millorar casa nostra, sinó que hem de millorar l’edifici on vivim i potser (si podem) el carrer on tenim la casa. El CBUC va néixer no per ser, sinó per fer. No es volia crear un organisme més, sinó instruments que ajudessin les biblioteques a fer la seva feina millor, perquè es pensava que només unes biblioteques eficients i eficaces podien guanyar prestigi dins la institució que servien i guanyar posicions que els permetessin plantejar-se nous reptes i noves millores de servei.

Sobre les esquenes del CCUC es van anar edificant els programes que avui es fan, cooperativament, en el marc del CBUC: el préstec interbibliotecari (avui consorciat), una base de dades de sumaris, la contractació conjunta de revistes electròniques i bases de dades, els diferents repositoris (TDX, RACO, Recercat...) i el magatzem per a llibres de baix ús GEPA. A les biblioteques consorciades (les de les universitats públiques de Catalunya i de la Biblioteca de Catalunya) s’hi van voler sumar aviat altres biblioteques de fora Catalunya (com la de la UJI) o d’universitats privades de Catalunya (com la de la Universitat de Vic) o biblioteques especialitzades (com la del Centre de Lectura de Reus). Avui el CBUC coordina uns 14 programes i més de 150 entitats participen en algun dels seus programes.

I si no s’hagués creat el CBUC què hagués passat? Segurament res, però tindríem els deures per fer. Aquests dies em llegia un article de Kristiina Hormia-Poutanen, Iiris Kuusinen, Jarmo Saarti, Pentti Vattulainen, “The teaching and research environment in Finland in 2020: University and polytechnic libraries in a digital service network” (Library Management, Vol. 32 No. 8/9, 2011, pp. 599-611). Finlàndia és un país a imitar de Catalunya estant, un país que, des del punt de vista de les biblioteques, està fent els deures bé.

Què fan a Finlàndia ara mateix? Tenen un catàleg col·lectiu, un sistema coordinat de gestió automatitzada, estan desenvolupant un portal nacional per a l’accés a tots els recursos d’informació (d’arxius, biblioteques i museus), fan compres cooperatives de recursos electrònics, desenvolupen de forma coordinada els repositoris institucionals i tenen un magatzem comú per als documents impresos de baix ús.

El CBUC podria perfectament no haver existit (i a punt va estar diverses vegades de no ser creat o de desaparèixer) però el que ha fet, s’hagués hagut de fer igualment si volíem que la situació de les biblioteques universitàries, especialitzades i de recerca millorés.

I a més, ha influït en la moda del vestir, què més volem!

Poder i voler (a propòsit del servei de préstec consorciat del CBUC)

Aquests dies, interessant a institucions a participar en algun servei dels que consorciadament donen les biblioteques, sovint et diuen: ja voldríem, però segurament no podem. La crisi, la falta de diners a sector públic, s’està convertint en una paràlisi d’idees. És cert que sovint, per fer cal tenir (cal poder fer), però abans de poder fer res cal voler-ho fer i saber què es vol fer. No hi ha acció sense consumir recursos, però alguns recursos els tenim a les mans i altres, els podem tenir si aprofitem les oportunitats que se’ns presenten.

Almenys, el contrari és cert, és a dir, que només amb recursos per poder fer no n’hi ha prou. Cal saber què fer i voler-ho fer. Catalunya podria tenir els llibres de totes les biblioteques automatitzats, i no els hi té; podria tenir un sol catàleg de les dues xarxes de biblioteques municipals, i no el té; podria tenir una acció coordinada de descripció i posada a la xarxa de materials documentals d’arxius, biblioteques i museus, i ho la té. No ha estat per falta de recursos. Res del que hem dit ha estat fora de l’abast dels recursos que ha disposat el Departament de Cultura en els darrers 25 anys, i, en canvi, no s’ha fet. No és que no s’hagi pogut, és que no s’ha volgut (o que s’ha volgut una altra cosa).

El poder fer, quan hi ha hagut recursos (aquests darrers 25 anys) no sempre ha estat sinònim de fer coses ben fetes i que serveixin. A vegades ha estat perquè és inevitable l’error, a vegades però ha estat perquè la capacitat de poder ha evitat pensar què volem fer. Té algun sentit, per exemple, que algunes automatitzacions de biblioteques hagin tingut tan pobres resultats? O que els programes de digitalització de premsa del Servei d’Arxius de la Generalitat no vagi coordinat amb el del Servei de Biblioteques? O que les revistes digitalitzades per la xarxa de biblioteques de la Diputació de Barcelona no estiguin a ARCA?

Se m’han imposat aquestes reflexions volent introduir el PUC, un nou servei de les biblioteques del CBUC que permet a l’usuari descobrir els materials que les biblioteques consorciades posen a la seva disposició i obtenir els que necessita en règim d’autoservei.

El PUC és un servei gratuït, obert a la comunitat universitària i investigadora de les universitats i de la Biblioteca de Catalunya que permet als usuaris sol·licitar i tenir en préstec documents d’una biblioteca del CBUC de la qual no són membres. Els usuaris poden veure els documents disponibles i sol·licitar-los directament a la biblioteca a través de la nova interfície del CCUC o bé endur-se’ls en préstec de la biblioteca on pertanyen els documents només mostrant el carnet d’usuari de la seva institució.

El PUC permet als usuaris de les institucions consorciades consultar des d’un sol lloc tots els recursos documentals existents de totes les biblioteques i conèixer de forma immediata la seva disponibilitat. Els 9.000.000 volums de les 170 biblioteques físiques del CBUC passen així a ser una sola col·lecció. El PUC respecta que hi hagi documents d’ús preferent a la biblioteca propietària del document però facilita l’ús de les col·leccions més enllà dels àmbits d’una sola institució.

Per a l’usuari, el PUC són més documents al seu abast, més facilitat de gestió i servei, i una consulta al CCUC amb més prestacions (recerques amb filtres i visualització de la disponibilitat del exemplars en temps real). Per a les biblioteques, el PUC és un nou servei que s’incorpora als que ja donen, estalvia personal ja que el sistema es fa en règim d’autoservei, i no han de crear ni mantenir cap base de dades amb els usuaris del PUC.

Els serveis de préstec consorciat són relativament corrents als Estats Units de Nord-Amèrica però encara una novetat a Europa. El PUC es podia no haver fet. No s’ha fet perquè es tenia el poder de fer-lo, sinó perquè s’ha tingut la voluntat de fer-lo. S’ha fet perquè hi ha hagut voluntat de servei.

p.d. La fotografia és de llibres en règim de préstec consorciat al consorci Orbis Cascade Alliance a l’espera que els usuaris que els han demanat els recullin a la biblioteca on han decidit recollir-los.

El Consorci de Bibioteques Universitàries de Catalunya

Javier Guallar. En este número de EPI dedicado a la “cooperación de bibliotecas en red” no podemos dejar de preguntarte por el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, el CBUC. Como impulsor y principal cabeza visible, ¿nos puedes hacer una valoración de estos 14 años de historia, cómo se gestó, cuál ha sido su evolución y cómo encara el futuro?

El origen del CBUC está en la voluntad de crear un catálogo colectivo por parte de las instituciones que en 1991 compartían un mismo software. Se quería mejorar la productividad de las bibliotecas al incrementar el porcentaje de catalogación por copia. De todas formas, el auténtico antecedente del Consorci debe buscarse en las diferentes experiencias de trabajo cooperativo que se llevaron a cabo entre las bibliotecas catalanas en la década de los ochenta.

La cooperación es buena para algunas cosas y mala para otras, pero, en todo caso, es una actividad que necesita ejercitarse para ser llevada a cabo. Uno de los tópicos más repetidos y menos realizados es que debemos cooperar más, pero del dicho al hecho hay un gran trecho. La reacción más natural de un individuo frente a un estímulo o problema es resolverlo solo, con sus propios medios. Descubrir que la solución puede encontrarse en la colaboración de varios individuos requiere un salto evolutivo. Cooperar es un acto complejo que requiere sustentarse en cuerpos sociales u organizacionales de cierta envergadura y madurez.

Si queremos hacer algo rápido, hagámoslo solos; si queremos hacer algo que tenga continuidad e influencia, hagámoslo colectivamente. Pero, insisto, la complejidad aparejada a la cooperación requiere un contexto que la favorezca y cierta práctica, cosas que se dieron a principios de los noventa, cuando decidimos formar el CBUC.

El Consorci logró en el breve plazo de dos años el objetivo para el que había sido concebido (la creación y mantenimiento del catálogo colectivo CCUC, Catàleg col•lectiu de les universitats de Catalunya). Esto ya lo justificaba, pero además ha sabido evolucionar ensanchándose en dos direcciones. Una es la de actividades: del CCUC surgió el programa de préstamo interbibliotecario, el almacén para documentos de bajo uso, y los programas de contratación consorciada de recursos digitales y de depósitos cooperativos. La segunda dirección es la de miembros, ya que a los fundadores se han añadido como miembros asociados universidades privadas de Catalunya o públicas no catalanas que participan en la mayoría de programas. Además el CBUC tiene un importante número de instituciones colaboradoras (por ejemplo, 84 entidades no miembros del Consorci colaboran con éste en el portal de revistas digitales Raco, Revistes catalanes amb accés obert).

A diferencia de las organizaciones individuales, las entidades cooperativas no se justifican por sí mismas, sino por el valor que aportan a sus miembros. En este sentido la pregunta a hacerse es ¿las bibliotecas miembros del CBUC estarían mejor o peor sin la existencia del mismo? La respuesta yo creo que es clara: están mejor con él. Son más competitivas porque tienen servicios que no tendrían sin la actividad cooperativa y porque algunos de sus costes son sensiblemente menores.

[De una entrevista de Javier Guallar a Lluís Anglada que aparecerá en el próximo número de El profesional de la Información (vol. 19, n. 5, setembre-octubre 2010) que tiene por tema central "Cooperación de bibliotecas en red"]

Las actividades de un consorcio y las compras consorciadas

Cooperar: depende de las oportunidades

Cooperación = más servicios o menos coste (o las 2 cosas a la vez).

Si la ecuación no se cumple, la cooperación no tiene sentido. En nuestra vida cotidiana hacemos algunas cosas solos y algunos con los demás; las bibliotecas tienen también que elegir en qué momento y para qué cooperan.

Las actividades óptimas para cooperar dependen del momento y de forma importante de las oportunidades que nos depara el entorno. Estas oportunidades son típicamente tecnológicas. Los ordenadores pudieron aplicarse a las bibliotecas en las décadas de 1970 y 1980 -antes de que se aplicaran a otros servicios- porqué éstas aprovecharon la oportunidad que se les presentaba y compartieron costes al usarlos en cooperación. El uso de ordenadores para gestionar catálogos presentó a las bibliotecas la oportunidad de cooperar en la creación de catálogos colectivos (y algunas bibliotecas la aprovecharon).

La información digital presenta grandes oportunidades para la cooperación. A finales de la década de 1990 algunas bibliotecas empezaron a comprar información de forma diferente a como lo habían estado haciendo hasta entonces: las bibliotecas crearon consorcios para comprar conjuntamente paquetes de información. A esta oportunidad (a la que nos referiremos más extensamente más adelante), la información digital añade las de digitalizar fondos documentales de forma cooperativa y crear depósitos digitales o almacenes colectivos de preservación de documentos impresos.

Actividades cooperativas de los consorcios

Quizá no haya dos consorcios que compartan exactamente la misma historia, pero casi todos tienen dinámicas convergentes porqué las oportunidades se presentan a nivel mundial y las bibliotecas se parecen en todas partes. En este sentido el desarrollo de actividades del CBUC puede considerarse un ejemplo de cómo se generan actividades cooperativas.

El CBUC nació en 1995 para crear el catálogo colectivo de las universidades de Cataluña (CCUC); rápidamente se creyó que era factible y beneficioso organizar un programa de préstamo interbibliotecario, cosa que se inició en 1998. El resultado positivo de estos dos programas iniciales reforzó el espíritu cooperativo y animó a las bibliotecas a poner en funcionamiento nuevas actividades cooperativas como, por ejemplo, un programa de formación conjunta.

En 1998 y 1999, cuándo las compras consorciadas se extendieron entre las bibliotecas, el CBUC estaba allí y aprovechó la oportunidad para hacer las primeras subscripciones conjuntas de bases de datos y de paquetes de revistas. En el año 2000 se presentó el marco adecuado para proponer la creación de un deposito de tesis doctorales a texto completo y esto inició el programa de repositorios institucionales y de apoyo al Acceso Abierto. En 2005, se aprovechó la necesidad de renovar el software de gestión usado para hacer una compra consorciada de un sistema integrado de gestión. Desde el 2002 se había estado trabajando en la creación de un almacén donde preservar documentos impresos de bajo uso, almacén que se inauguró en 2008.

Algunos consorcios hacer más actividades y otros menos, pero lo fundamental es saber en que casos la cooperación es útil (y en que casos un estorbo).

El “Big Deal” o la contratación de recursos digitales

Actualmente, la actividad que caracteriza a los consorcios de bibliotecas (pero que no es la única que éstos realizan) es la contratación de paquetes de información. Estas contrataciones (que han recibido el nombre de “Bid Deals”) consisten en que un grupo de bibliotecas llega a un acuerdo con un editor por el cual todas las bibliotecas del grupo o consorcio recibirán un paquete de información (típicamente la totalidad de los títulos de revistas editadas por el grupo editor). Otra forma del Big Deal es que un consorcio de bibliotecas pida a un editor o a un agregador un precio especial para un producto concreto para el caso de que la compra se produzca para la totalidad de los miembros del consorcio o para un determinado número de bibliotecas del mismo.

Las compras consorciadas tienen ya más de 10 años de vigencia y a menudo han sido criticadas por diferentes motivos entre los que destacan los siguientes:

• Las compras consorciadas no son sostenibles económicamente a largo plazo.
• Muchos de los títulos de las revistas incluidos en los paquetes no se usan y los Big Deals detraen dinero de las compras de monografías de títulos de revistas no incluidas en paquetes

Los costes de las subscripciones consorciadas

Las adquisiciones de una biblioteca siempre (y en todas partes) han estado condicionadas por los recursos disponibles. Ni las bibliotecas de los países más ricos han podido comprar toda la información que han querido. Además, desde hace tiempo, los incrementos anuales de la información (las suscripciones a las revistas, por ejemplo) son superiores al incremento promedio del coste anual de la vida. (Esto ya era así desde antes de la información digital y de los consorcios).

Las contrataciones consorciadas no cambian esta situación. A no ser que haya subvención de la administración, para cualquier biblioteca su participación en un acuerdo consorciado supone pagar y pagar más a un editor que lo que pagaba a este antes del acuerdo consorciado. ¿Dónde están las ventajas pues de comprar de forma conjunta? De forma clara hay tres.

• Por el pago de algo más de dinero se accede a mucha o muchísima más información.
• Los precios que se consiguen son óptimos (en relación con el mercado) y los incrementos anuales se contienen y preveen.
• Las bibliotecas ahorran en costes de procesos (en negociación, en administración, en procesamiento...)

El uso (y la satisfacción generada) por la información de los paquetes

En el mundo de la información impresa, las bibliotecas seleccionaban información para los usuarios. Las dificultades para acceder a información de fuera de la biblioteca podía hacernos parecer que la que teníamos era la que nuestros usuarios necesitaban. Pero los paquetes de información han mostrado que la información recibe usos inesperados cuándo se ofrece sin restricciones.

Cierto que los Big deals han incluido información que no se usa, pero mucho menos de lo que hubiera parecido a priori. Diversos estudios han mostrado que la fuerza de las contrataciones consorciadas no está en el ahorro de coste sino en:

• La constatación de que mucha de la información que no se tenía previamente al Big Deal se usa y que alguna de ésta se usa con mucha intensidad.
• La satisfacción de los usuarios por el incremento de información disponible que se les hace accesible y por la facilidad que supone el uso de la información digital.

[Segunda de las tres entregas con las que intento responder a los compañeros de El Salvador que mantienen un proyecto con la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UB]

Hacer un consorcio

La Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UB tiene un proyecto de cooperación internacional a través del cual unos compañeros de El Salvador se preguntan sobre los pasos a dar para crear un consorcio.

La forma jurídica de un consorcio

Lo más importante a tener en cuenta en le momento de hacer un consorcio es su finalidad: diferentes instituciones se juntan para conseguir servicios que no tendrían por si solas o costes menores a los que tendrían de gestionarse de forma independiente.

Dicho lo anterior, la voluntad de trabajar conjuntamente puede llevar a cabo algunas actuaciones sin necesidad de consolidarse jurídicamente como una entidad con personalidad jurídica propia. Por ejemplo, diversas bibliotecas pueden hacer un congreso sin que sea indispensable formar una entidad jurídica específica.

Pero algunas actividades, especialmente aquellas en las que se gestionan recursos, requieren para su realización que exista una entidad con forma jurídica propia. ¿Las actividades consorciadas requieren que exista una entidad jurídica que las realice? Sí, ya que estas actividades implicarán gestionar recursos (típicamente informáticos para el catálogo colectivo o los repositorios institucionales o monetarios para la contratación conjunta de recursos digitales)

¿Qué forma jurídica debe tener un consorcio?

La finalidad de un consorcio puede conseguirse a través de diferentes formas jurídicas. Por ejemplo:

• Una institución estatal asume hacer de consorcio y no se crea ninguna institución nueva (por ejemplo: b-on de Portugal o CAPES del Brasil),
• Se crea una empresa (por ejemplo, COUPERIN de Francia) o una fundación.
• Se crea un consorcio. Un consorcio es una acuerdo entre diferentes entidades públicas que deciden crear entre ellas una nueva entidad para la realización de una finalidad específica (por ejemplo, CBUC o Madroño en España).
• Se forma un consorcio virtual (sin personalidad jurídica) cosa que consiste en utilizar un agregador (por ejemplo Ebsco o Swets) como entidad a través de la cual formalizar los acuerdos consorciados.

Las fórmulas jurídicas más apropiadas para un consorcio serían la de empresa, fundación o consorcio, dependiendo la concreción de la forma en la legislación de cada país.

Misión, finalidades y objetivos

El CBUC tienen como misión la de “mejorar los servicios bibliotecarios a través de la cooperación”. Esta fórmula define bien lo que ha de ser un consorcio. Este NO debe substituir la actividad de las bibliotecas, sino complementarla y reforzarla. Así un consorcio tienen dos finalidades: o crear un servicio nuevo que no es posible tener de forma individua, o reducir los costes de realización de un servicio dado (o los dos a la vez).

Ejemplos claros de servicios nuevos seria un catálogo colectivo o un servicio de préstamo interbibliotrecario. Ejemplos de disminución de costes, la contratación consorciada de recursos digitales o el mantenimiento de repositorios institucionales de forma cooperativa.

Los objetivos concretos serán las actividades que se quiera consorciar. Los consorcios que empezaron a crearse a finales de la década de 1990 lo fueron para conseguir la contratación conjunta de recursos electrónicos (bases de datos, revistas y libros) de forma que esta actividad consorciada supusiera más contenidos o menos coste.

Miembros y órganos de gobierno

Los miembros de un consorcio son las instituciones que lo forman. Típicamente los consorcios han sido formados por universidades públicas de un ámbito geográfico concreto, pero a medida que los consorcios que han consolidado éstos han ampliado el área institucional a la que daban servicio y han pasado a incluir universidades privadas, centros de investigación, agencias gubernamentales, hospitales y bibliotecas especializadas y públicas.

Estas instituciones que se suman posteriormente a un consorcio pueden pasar a ser miembros de pleno derecho o ser miembros asociados o colaboradores. Los miembros asociados o colaboradores participarían en las actividades del consorcio de forma plena en lo que hace a servicios recibidos pero tendrían menos derechos en lo que se refiere a la gestión del consorcio.

En tanto en cuanto las actividades de un consorcio suponen el uso de recursos materiales o presupuestarios, su gestión no depende tanto de personas como de instituciones. Así los órganos de gobierno del consorcio estarán formados por personas en tanto en cuanto estas tienen un cargo en la institución que pertenece al consorcio. Igualmente es normal (y bueno) que en los órganos de gobierno participen gestores de fuera del ámbito de la biblioteca (como rectores o vicerectores o gerentes).

Aunque no siempre sea así, un consorcio suele tener tres órganos de gobierno:

• Un senado o consejo de gobierno en el que están representadas todas las entidades consorciadas y que es el organismo que toma las decisiones estratégicas y al que el Consejo ejecutivo rinde cuentas. Se reúne con poca frecuencia (una o dos veces al año).
• Un consejo ejecutivo, considerablemente más reducido que el senado y en el que, especialmente cuándo el consorcio lo forman bastantes entidades, sólo están presentes algunas de las entidades consorciadas. El Ejecutivo tiene por función tomar las decisiones que permiten realizar las actividades del consorcio, decisiones de las que dará cuenta al senado y se debería reunir al menos cada 2 o 3 meses.
• Un órgano técnico en el que se preparan desde un punto de vista técnico bibliotecario los detalles de las actividades del consorcio como pueden ser los recursos digitales que se quieren contratar o los términos del contrato de acceso a los mismos.

Los órganos de gobierno descritos pueden tener variantes y formas mixtas, pero en general, y debido a las implicaciones presupuestarias y en servicios de las actividades del consorcio, es recomendable que en los mismos participen, además de los responsables de la biblioteca, responsables de la gestión de la universidad tanto a nivel académico como financiero.

Oficina técnica y grupos de trabajo

Un consorcio de bibliotecas es la actividad coordinada de las bibliotecas que lo componen. Un consorcio debe ayudar a hacer más que hacer en si mismo. Esto permite que algunas actividades consorciadas (sobre todo en el inicio de un consorcio) puedan hacerse sin recurso humanos propios del consorcio. Podemos empezar sin personas dedicadas al consorcio a tiempo completo aunque a medida que nuestro programas de actividades se consoliden, va a se más necesario que haya personas dedicadas al 100% a las mismas.

Que un consorcio tenga personal no debe hacernos olvidar que la fuerza de un consorcio está en la suma de los recursos existentes entre los miembros. La selección de recursos digitales a contratar, las propias negociaciones, el mantenimiento de los enlaces de los recursos contratados... todo eso puede hacerse entre todos. Los grupos de trabajo que se creen son, junto a los órganos de gobierno mencionados, fundamentales para el éxito de un consorcio.

Las actividades consorciadas requerirán la participación de personas de diferentes niveles en cada una de las instituciones miembros (cargos académicos, gestores, informáticos, bibliotecarios ...) con lo que la actividad de comunicación es fundamental. Los consorcios son organizaciones planas la gestión de las cuales requiere transparencia y comunicación de la información

[En la foto, la unión coordinada de muchos permite la realización de empresas sorprendentes]