Hacer un consorcio

La Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UB tiene un proyecto de cooperación internacional a través del cual unos compañeros de El Salvador se preguntan sobre los pasos a dar para crear un consorcio.

La forma jurídica de un consorcio

Lo más importante a tener en cuenta en le momento de hacer un consorcio es su finalidad: diferentes instituciones se juntan para conseguir servicios que no tendrían por si solas o costes menores a los que tendrían de gestionarse de forma independiente.

Dicho lo anterior, la voluntad de trabajar conjuntamente puede llevar a cabo algunas actuaciones sin necesidad de consolidarse jurídicamente como una entidad con personalidad jurídica propia. Por ejemplo, diversas bibliotecas pueden hacer un congreso sin que sea indispensable formar una entidad jurídica específica.

Pero algunas actividades, especialmente aquellas en las que se gestionan recursos, requieren para su realización que exista una entidad con forma jurídica propia. ¿Las actividades consorciadas requieren que exista una entidad jurídica que las realice? Sí, ya que estas actividades implicarán gestionar recursos (típicamente informáticos para el catálogo colectivo o los repositorios institucionales o monetarios para la contratación conjunta de recursos digitales)

¿Qué forma jurídica debe tener un consorcio?

La finalidad de un consorcio puede conseguirse a través de diferentes formas jurídicas. Por ejemplo:

• Una institución estatal asume hacer de consorcio y no se crea ninguna institución nueva (por ejemplo: b-on de Portugal o CAPES del Brasil),
• Se crea una empresa (por ejemplo, COUPERIN de Francia) o una fundación.
• Se crea un consorcio. Un consorcio es una acuerdo entre diferentes entidades públicas que deciden crear entre ellas una nueva entidad para la realización de una finalidad específica (por ejemplo, CBUC o Madroño en España).
• Se forma un consorcio virtual (sin personalidad jurídica) cosa que consiste en utilizar un agregador (por ejemplo Ebsco o Swets) como entidad a través de la cual formalizar los acuerdos consorciados.

Las fórmulas jurídicas más apropiadas para un consorcio serían la de empresa, fundación o consorcio, dependiendo la concreción de la forma en la legislación de cada país.

Misión, finalidades y objetivos

El CBUC tienen como misión la de “mejorar los servicios bibliotecarios a través de la cooperación”. Esta fórmula define bien lo que ha de ser un consorcio. Este NO debe substituir la actividad de las bibliotecas, sino complementarla y reforzarla. Así un consorcio tienen dos finalidades: o crear un servicio nuevo que no es posible tener de forma individua, o reducir los costes de realización de un servicio dado (o los dos a la vez).

Ejemplos claros de servicios nuevos seria un catálogo colectivo o un servicio de préstamo interbibliotrecario. Ejemplos de disminución de costes, la contratación consorciada de recursos digitales o el mantenimiento de repositorios institucionales de forma cooperativa.

Los objetivos concretos serán las actividades que se quiera consorciar. Los consorcios que empezaron a crearse a finales de la década de 1990 lo fueron para conseguir la contratación conjunta de recursos electrónicos (bases de datos, revistas y libros) de forma que esta actividad consorciada supusiera más contenidos o menos coste.

Miembros y órganos de gobierno

Los miembros de un consorcio son las instituciones que lo forman. Típicamente los consorcios han sido formados por universidades públicas de un ámbito geográfico concreto, pero a medida que los consorcios que han consolidado éstos han ampliado el área institucional a la que daban servicio y han pasado a incluir universidades privadas, centros de investigación, agencias gubernamentales, hospitales y bibliotecas especializadas y públicas.

Estas instituciones que se suman posteriormente a un consorcio pueden pasar a ser miembros de pleno derecho o ser miembros asociados o colaboradores. Los miembros asociados o colaboradores participarían en las actividades del consorcio de forma plena en lo que hace a servicios recibidos pero tendrían menos derechos en lo que se refiere a la gestión del consorcio.

En tanto en cuanto las actividades de un consorcio suponen el uso de recursos materiales o presupuestarios, su gestión no depende tanto de personas como de instituciones. Así los órganos de gobierno del consorcio estarán formados por personas en tanto en cuanto estas tienen un cargo en la institución que pertenece al consorcio. Igualmente es normal (y bueno) que en los órganos de gobierno participen gestores de fuera del ámbito de la biblioteca (como rectores o vicerectores o gerentes).

Aunque no siempre sea así, un consorcio suele tener tres órganos de gobierno:

• Un senado o consejo de gobierno en el que están representadas todas las entidades consorciadas y que es el organismo que toma las decisiones estratégicas y al que el Consejo ejecutivo rinde cuentas. Se reúne con poca frecuencia (una o dos veces al año).
• Un consejo ejecutivo, considerablemente más reducido que el senado y en el que, especialmente cuándo el consorcio lo forman bastantes entidades, sólo están presentes algunas de las entidades consorciadas. El Ejecutivo tiene por función tomar las decisiones que permiten realizar las actividades del consorcio, decisiones de las que dará cuenta al senado y se debería reunir al menos cada 2 o 3 meses.
• Un órgano técnico en el que se preparan desde un punto de vista técnico bibliotecario los detalles de las actividades del consorcio como pueden ser los recursos digitales que se quieren contratar o los términos del contrato de acceso a los mismos.

Los órganos de gobierno descritos pueden tener variantes y formas mixtas, pero en general, y debido a las implicaciones presupuestarias y en servicios de las actividades del consorcio, es recomendable que en los mismos participen, además de los responsables de la biblioteca, responsables de la gestión de la universidad tanto a nivel académico como financiero.

Oficina técnica y grupos de trabajo

Un consorcio de bibliotecas es la actividad coordinada de las bibliotecas que lo componen. Un consorcio debe ayudar a hacer más que hacer en si mismo. Esto permite que algunas actividades consorciadas (sobre todo en el inicio de un consorcio) puedan hacerse sin recurso humanos propios del consorcio. Podemos empezar sin personas dedicadas al consorcio a tiempo completo aunque a medida que nuestro programas de actividades se consoliden, va a se más necesario que haya personas dedicadas al 100% a las mismas.

Que un consorcio tenga personal no debe hacernos olvidar que la fuerza de un consorcio está en la suma de los recursos existentes entre los miembros. La selección de recursos digitales a contratar, las propias negociaciones, el mantenimiento de los enlaces de los recursos contratados... todo eso puede hacerse entre todos. Los grupos de trabajo que se creen son, junto a los órganos de gobierno mencionados, fundamentales para el éxito de un consorcio.

Las actividades consorciadas requerirán la participación de personas de diferentes niveles en cada una de las instituciones miembros (cargos académicos, gestores, informáticos, bibliotecarios ...) con lo que la actividad de comunicación es fundamental. Los consorcios son organizaciones planas la gestión de las cuales requiere transparencia y comunicación de la información

[En la foto, la unión coordinada de muchos permite la realización de empresas sorprendentes]