diumenge, 1 de desembre de 2013

La biblioteca, una entidad multi-institucional en el mundo, en el territorio y dentro de la organización




Pasaré a mostrar tres casos en los que una biblioteca, cooperando con otras bibliotecas u otras organizaciones puede crear un servicio nuevo sin necesidad de más recursos.


En el mundo

El Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC) en 1999 empezó los trabajos que permitirían poner en funcionamiento, el año 2001, el repositorio cooperativo de tesis doctorales (TDX). TDX contiene hoy algo más de 15.000 tesis doctorales en formato digital y en el repositorio participan diecinueve universidades. Son las propias universidades las que se encargan de difundir el repositorio entre sus estudiantes de doctorado para que, una vez presentadas y aprobadas sus tesis, entreguen la información necesaria para poderlas introducir en TDR.

La actuación coordinada de les bibliotecas y el uso de protocoles comunes de transmisión de datos permiten que los datos de una tesis introducida en TDX estén, de forma automática, en el catálogo de la universidad donde se leyó, en el catálogo colectivo del CBUC, en el de las universidades españolas en Google y, finalmente, en el portal europeo de tesis DART-Europe. DART-Europe es una asociación de bibliotecas y de consorcios bibliotecarios que trabajan conjuntamente para la mejora del acceso global a las tesis doctorales europeas.

Así, una tesis doctoral catalogada una sola vez en un repositorio cooperativo pasa a formar parte de diversos instrumentos de ‘descubrimiento’ sin que la biblioteca tenga que entrar los datos repetidas. Así, gracias al trabajo multi-institucional una biblioteca multiplica su presencia en la red.

En el territorio

Debido a los costes de los ordenadores, la automatización de las bibliotecas que se inició a finales de los años 60 e inicios de los 70 se hizo de forma cooperativa en muchos casos. Esto comportó no solo el aprovechamiento de infraestructura (los ordenadores) sino la creación de catálogos colectivos y acuerdos de préstamo entre bibliotecas. Esto permite mejorar enormemente el servicio información bibliográfica, el de acceso al documento y, al mismo tiempo, ahorrar recursos gracias a la catalogación por copia. Los catálogos colectivos son una clara creación de la biblioteca como entidad multi-institucional.

El catálogo colectivo WorldCat creado por OCLC es de bien seguro el ejemplo más conocido, pero hay multitud de catálogos colectivos a nivel regional. Por ejemplo, el CBUC fue la creado en 1996 para confeccionar el CatálogoColectivo de las Universidades de Catalunya (CCUC). Actualmente el CCUC da información de unos 10.000.000 de documentos bibliográficos de unas 120 bibliotecas distintas.

Esto se consiguió de forma gradual, extendiendo el ámbito multi-institucional del catálogo. El CCUC se inició con la participación de las bibliotecas universitarias de Cataluña. A estas se le han ido añadiendo progresivamente las bibliotecas de universidades privadas y de universidades limítrofes con Cataluña. Pero, a medida que fue creciendo, el CCUC se convirtió en el instrumento de referencia para localizar información bibliográfica en este ámbito territorial y al CCUC se le hagan ido añadiendo fondos de bibliotecas especializadas.

Solo con la coordinación en normativa de catalogación y una infraestructura común las bibliotecas participantes ahorran costes en catalogación y pueden prestar servicios nuevos como el de préstamo consorciado que permite que cualquier usuario acceda a los fondos de otras bibliotecas en un plazo de menos de 5 días. Así, un libro de una biblioteca puede ser utilizado por todos los usuarios y la biblioteca puede ofrecer además de su colección la del resto de bibliotecas. Así, gracias al trabajo multi-institucional una biblioteca multiplica los recursos que ofrece a sus usuarios.

Dentro de la organización

La investigación ha sido siempre una actividad fundamental para la universidad, pero hasta ahora la investigación se ha difundido por canales muy bien establecidos (básicamente las revistas). Estamos viviendo un cambio gobernado por lo ‘abierto’ o por el libre acceso. No solo van a ser de libre acceso los artículos científicos, sino que deberán serlo los datos en los que se basan así como los metadatos que los describen. De forma importante la universidad deberá esforzarse en que los resultados de la investigación que produce sean visibles en la red de forma apta para que sean utilizados por aplicaciones web y por personas.

Los datos referentes a la investigación (al menos en España) suelen encontrarse dispersos en diferentes silos dentro de la universidad y casi siempre gestionados per servicios distintos. En la gestión de datos de investigación típicamente intervienen tres servicios: los creadores del CRIS (Current Research Information System) institucional, los gestores del repositorio institucional y los servicios informáticos proveedores de software para esta gestión. La gestión descentralizada produce instrumentos de visulaización distintos y muy a menudo incompatibles entre sí.

La biblioteca de la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona ha sabido capitalizar el conocimiento de los servicios bibliotecarios de gestión de información y su capacidad colaborativa creando un portal sobre la investigación hecha en la universidad. El Portal de Producción Científica de la UPF  incluye actividades de ayuda a la investigación (proyectos de investigación, convenios, becas), publicaciones (artículos de revista, libros, capítulos de libro, working papers), congresos, tesis dirigidas, premios etc. de los investigadores de los cuales se disponga de su currículum vitae actualizado.

Los objetivos del Portal de Producción Científica son: gestionar adecuadamente los CV del PDI, ofrecer información actualizada sobre las actividades de investigación de la Universidad, y mejorar la gestión interna de la Universidad, es decir, evitar gestionar datos de forma duplicada. Las consultas son por investigador, departamento, grupos y unidades de investigación y palabra clave. Siempre que es posible las referencias bibliotecaria enlazan con el texto completo del documento en formato electrónico.

Así se consigue que los datos de investigación se introduzcan una sola vez en alguno de los sistemas de gestión de la investigación de la universidad y, al mismo tiempo, se crea un instrumento potente de difusión de la investigación hecho por la universidad. Así, gracias a la capacidad colaborativa de la biblioteca (y a su conocimiento sobre como gestionar información), gracias al trabajo multi-institucional (esta vez dentro de la propia organización) la biblioteca aumenta el valor que tiene para la Universidad.


(4 de 4) Lluís Anglada / Le biblioteche di front al cambiamento de paradigma: esternalizazione, cooperazione e alleanze in un mondo che cambia // Biblioteche in cerca di alleati: Oltre la cooperazione, verso nuove strategie di condivisione;  Massimo Belloti, ed (Milano: Editrice Bibliografica, 2013). ISBN: 978-88-7075-765-1. P 156-160.