Las negociaciones de subscripciones consorciadas

¿Qué recursos contratar?

Aunque cada biblioteca es diferente en función de la institución a la que sirve, algunas necesidades de información son comunes a diversas bibliotecas. Los acuerdos consorciados de contratación se basan en las necesidades comunes, no en las específicas. Dado un conjunto dado de bibliotecas universitarias y de centros de investigación casi seguro que tendrán interés en acceder a:

• Las principales revistas científicas la mayoría de las cuales están editadas por uno de los cuatro grupos editoriales principales (Elsevier, Taylor&Francis, Springer y Wiley) o por alguna sociedad científica (como la IEEE o la AMS).
• Las revistas de algún grupo editorial menor en tamaño (como Nature PG o MUSE, por ejemplo) o portales como JSTOR.
• Algunas bases de datos interdisciplinares pero básicas para la evaluación de la ciencia (como el Wew of Knowledge o Scopus).
• Algunas bases de datos fundamentales para cada disciplina (como lo son el MathSciNet o el Zentralblatt MATH para las matemáticas).

¿Qué hacer para orientarse? No hay fórmulas mágicas, pero a mi entender, deben captarse las necesidades sentidas como primordiales por los usuarios finales y aprovechar las oportunidades que presente el mercado. Y en caso de duda mirar lo más comprado en otros consorcios. Seguro que esto es el resultado de un alto interés de los usuarios más una oferta comercial atractiva.

Importante, por grandes que sean las coincidencias con otras bibliotecas, cada una sirve a una institución diferente con necesidades específicas. Las contrataciones consorciadas no tienen que absorber la totalidad de nuestras capacidades de compra y siempre deberíamos reservar una parte de nuestro presupuesto para necesidades propias.

Las negociaciones consorciadas

Los acuerdos consorciados no son tratos estandarizados; tampoco son trajes a medida ya que el mismo trato que se está negociando en Holanda se ha reproducido en el CBUC o se reproducirá para Finlandia. Cada editor o agregador tiene su modelo de negocio y de precio para los tratos consorciados. Dentro de estos modelos hay un margen importante para la negociación, pero no un margen infinito.

Lo fundamental son dos cosas: saber qué productos queremos suscribir (en función de nuestros recursos) y saber encontrar el interlocutor válido para empezar a construir un trato, cosa que puede requerir cierto tiempo. Cuando un consorcio dado no es un gran cliente potencial, encontrar al interlocutor que nos haga caso puede ser más difícil de lo que parece. Las compañías a las que nos referimos suelen tener representantes para cada territorio y es a estos a quines debemos dirigirnos para buscar la interlocución adecuada.

El segundo punto es doble también: debemos combinar la unidad de negociación con la diversidad de puntos de vista de los participantes en un acuerdo. La unidad de negociación es la que nos ha de permitir cerrar un trato, pero quien protagonice la negociación debe estar seguro que los términos acordados son aceptables y serán aceptados por las bibliotecas que los han de suscribir. Muchos consorcios crean grupos de negociación estudian el producto, fijan los objetivos y examinan la propuesta final antes de que esta sea aprobada por el consorcio.

Finalmente, lo más complejo de una negociación consorciada para un recurso electrónico es el hecho de que sea consorciada. Las decisiones sobre compras conjuntas son cuantitativamente importantes y se producen en un marco inhabitual (el de hacer cosas entre más de una institución), con lo cual la comunicación es un factor esencial del éxito de la empresa. Y comunicar no quiere forzosamente decir contarlo todo a todos y en todo momento, pero sí fijar claramente los objetivos, los limites y el proceso de toma de decisiones.

Las formulas de división de costes

Decidir ir a cenar juntos entre un grupo de amigos es fácil, pero todo se puede estropear si no sabemos como vamos a repartir el coste. Las empresas editoras tienen su modelos de precio que les sirven para calcular el coste final de su producto para un consorcio dado. Podemos usar estos criterios, es decir, traspasar sin corrección los criterios de una empresa a las bibliotecas que participan en el acuerdo, pero hemos de saber que los criterios de fijación de precios de dos empresas no tienen porque ser ni homogéneos ni comparables. Por ejemplo, muchos modelos de precio tienen en cuenta las dimensiones de una institución (grande, mediana, pequeña), pero lo que es mediano para una editora puede ser grande para otra).

Para soslayar estos problemas y para introducir criterios de equidad en el reparto, muchos consorcios usan fórmulas para el reparto de costes. Establecida y aprobada por todos una fórmula, se trata de usarla para repartir costes de forma independiente a los criterios usados por la editorial para llegar a un precio de oferta.

Diferentes consorcios usan diferentes fórmulas y seguro que no hay ninguna que pueda servir para todos. Hay múltiples factores que pueden intervenir en hacer que una fórmula sea ‘justa’ en un caso dado y no lo sea en otro y creo que no hay otra manera de hacer una fórmula que tener unos criterios generales claros para aplicarlos específicamente al caso concreto. Hay tres elementos que deberían tenerse en cuenta en un reparto equitativo de costes entre los miembros

• Una aportación mínima como base del trato (por ejemplo un 10 o un 20% del coste repartido a partes iguales).
• Una aportación que tenga que ver con las dimensiones de la institución ya que una institución grande debe aportar más que una pequeña. La dimensiones pueden calcularse de forma directa (proporcionalmente al número de investigadores, por ejemplo) o por tramos (instituciones de entre tantos y tantos investigadores). Siempre hay tres tipos de instituciones (grandes, medianas y pequeñas) y a veces dos más (muy grandes y muy pequeñas).
• El uso o valor potencial que el recurso tenga para cada institución. Los consorcios prefieren no usar el uso de un recurso como sistema de reparto de costes justamente para no inhibir el uso, pero es evidente que no todos los recursos son igual de importantes para todos. Las instituciones más orientadas a la investigación deberían usar más estos recursos y, por lo tanto, pagar más. Se trataría aquí de tener un medidor aceptado por todos que traduzca el grado de dedicación de la institución a la investigación.

La ayuda de la administración

Con las compras consorciadas estamos mejorando los servicios que recibirá una institución dada, pero las compras consorciadas de información nivelan los grados de acceso a la misma. A través de un Big Deal, las bibliotecas de instituciones grandes acceden a todos los títulos de una editorial, y las de instituciones pequeñas, también. Con los tratos consorciados los niveles de acceso a la información entre instituciones se igualan, la infraestructura de investigación se hace homogénea por lo que se refiere a la documentación.

Esto no es de ninguna forma malo, ¡al contrario! Este fenómeno igualador dentro de una región o país puede ser un argumento fuerte para pedir que la administración subvencione la totalidad o parte de la biblioteca digital consorciada.

Hay países (Brasil, Grecia, Portugal...) que subvencionan la totalidad de lo comprado; hay consorcios que funcionan sin subvenciones (en general los de los EUA) y hay casos (Finlandia o el Reino Unido) en los que la administración ayuda sin llegar a cubrir la totalidad de los costes. En cualquier caso, los beneficios de los contratos consorciados son tan altos para el sistema de la enseñanza superior y de la investigación que está justificado pedir ayudas a la administración e incluso ha sido fácil obtenerlas.