Las actividades de un consorcio y las compras consorciadas

Cooperar: depende de las oportunidades

Cooperación = más servicios o menos coste (o las 2 cosas a la vez).

Si la ecuación no se cumple, la cooperación no tiene sentido. En nuestra vida cotidiana hacemos algunas cosas solos y algunos con los demás; las bibliotecas tienen también que elegir en qué momento y para qué cooperan.

Las actividades óptimas para cooperar dependen del momento y de forma importante de las oportunidades que nos depara el entorno. Estas oportunidades son típicamente tecnológicas. Los ordenadores pudieron aplicarse a las bibliotecas en las décadas de 1970 y 1980 -antes de que se aplicaran a otros servicios- porqué éstas aprovecharon la oportunidad que se les presentaba y compartieron costes al usarlos en cooperación. El uso de ordenadores para gestionar catálogos presentó a las bibliotecas la oportunidad de cooperar en la creación de catálogos colectivos (y algunas bibliotecas la aprovecharon).

La información digital presenta grandes oportunidades para la cooperación. A finales de la década de 1990 algunas bibliotecas empezaron a comprar información de forma diferente a como lo habían estado haciendo hasta entonces: las bibliotecas crearon consorcios para comprar conjuntamente paquetes de información. A esta oportunidad (a la que nos referiremos más extensamente más adelante), la información digital añade las de digitalizar fondos documentales de forma cooperativa y crear depósitos digitales o almacenes colectivos de preservación de documentos impresos.

Actividades cooperativas de los consorcios

Quizá no haya dos consorcios que compartan exactamente la misma historia, pero casi todos tienen dinámicas convergentes porqué las oportunidades se presentan a nivel mundial y las bibliotecas se parecen en todas partes. En este sentido el desarrollo de actividades del CBUC puede considerarse un ejemplo de cómo se generan actividades cooperativas.

El CBUC nació en 1995 para crear el catálogo colectivo de las universidades de Cataluña (CCUC); rápidamente se creyó que era factible y beneficioso organizar un programa de préstamo interbibliotecario, cosa que se inició en 1998. El resultado positivo de estos dos programas iniciales reforzó el espíritu cooperativo y animó a las bibliotecas a poner en funcionamiento nuevas actividades cooperativas como, por ejemplo, un programa de formación conjunta.

En 1998 y 1999, cuándo las compras consorciadas se extendieron entre las bibliotecas, el CBUC estaba allí y aprovechó la oportunidad para hacer las primeras subscripciones conjuntas de bases de datos y de paquetes de revistas. En el año 2000 se presentó el marco adecuado para proponer la creación de un deposito de tesis doctorales a texto completo y esto inició el programa de repositorios institucionales y de apoyo al Acceso Abierto. En 2005, se aprovechó la necesidad de renovar el software de gestión usado para hacer una compra consorciada de un sistema integrado de gestión. Desde el 2002 se había estado trabajando en la creación de un almacén donde preservar documentos impresos de bajo uso, almacén que se inauguró en 2008.

Algunos consorcios hacer más actividades y otros menos, pero lo fundamental es saber en que casos la cooperación es útil (y en que casos un estorbo).

El “Big Deal” o la contratación de recursos digitales

Actualmente, la actividad que caracteriza a los consorcios de bibliotecas (pero que no es la única que éstos realizan) es la contratación de paquetes de información. Estas contrataciones (que han recibido el nombre de “Bid Deals”) consisten en que un grupo de bibliotecas llega a un acuerdo con un editor por el cual todas las bibliotecas del grupo o consorcio recibirán un paquete de información (típicamente la totalidad de los títulos de revistas editadas por el grupo editor). Otra forma del Big Deal es que un consorcio de bibliotecas pida a un editor o a un agregador un precio especial para un producto concreto para el caso de que la compra se produzca para la totalidad de los miembros del consorcio o para un determinado número de bibliotecas del mismo.

Las compras consorciadas tienen ya más de 10 años de vigencia y a menudo han sido criticadas por diferentes motivos entre los que destacan los siguientes:

• Las compras consorciadas no son sostenibles económicamente a largo plazo.
• Muchos de los títulos de las revistas incluidos en los paquetes no se usan y los Big Deals detraen dinero de las compras de monografías de títulos de revistas no incluidas en paquetes

Los costes de las subscripciones consorciadas

Las adquisiciones de una biblioteca siempre (y en todas partes) han estado condicionadas por los recursos disponibles. Ni las bibliotecas de los países más ricos han podido comprar toda la información que han querido. Además, desde hace tiempo, los incrementos anuales de la información (las suscripciones a las revistas, por ejemplo) son superiores al incremento promedio del coste anual de la vida. (Esto ya era así desde antes de la información digital y de los consorcios).

Las contrataciones consorciadas no cambian esta situación. A no ser que haya subvención de la administración, para cualquier biblioteca su participación en un acuerdo consorciado supone pagar y pagar más a un editor que lo que pagaba a este antes del acuerdo consorciado. ¿Dónde están las ventajas pues de comprar de forma conjunta? De forma clara hay tres.

• Por el pago de algo más de dinero se accede a mucha o muchísima más información.
• Los precios que se consiguen son óptimos (en relación con el mercado) y los incrementos anuales se contienen y preveen.
• Las bibliotecas ahorran en costes de procesos (en negociación, en administración, en procesamiento...)

El uso (y la satisfacción generada) por la información de los paquetes

En el mundo de la información impresa, las bibliotecas seleccionaban información para los usuarios. Las dificultades para acceder a información de fuera de la biblioteca podía hacernos parecer que la que teníamos era la que nuestros usuarios necesitaban. Pero los paquetes de información han mostrado que la información recibe usos inesperados cuándo se ofrece sin restricciones.

Cierto que los Big deals han incluido información que no se usa, pero mucho menos de lo que hubiera parecido a priori. Diversos estudios han mostrado que la fuerza de las contrataciones consorciadas no está en el ahorro de coste sino en:

• La constatación de que mucha de la información que no se tenía previamente al Big Deal se usa y que alguna de ésta se usa con mucha intensidad.
• La satisfacción de los usuarios por el incremento de información disponible que se les hace accesible y por la facilidad que supone el uso de la información digital.

[Segunda de las tres entregas con las que intento responder a los compañeros de El Salvador que mantienen un proyecto con la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la UB]