Los catálogos locales son insuficientes: debemos agruparlos en catálogos colectivos

Las mejores bibliotecas lo eran (¿lo son aún?) por tener colecciones grandes: a más tamaño, mayores posibilidades que un usuario encontrara lo que busca y necesita entre los documentos de la biblioteca. Por esto las bibliotecas coleccionan, para incorporar a la biblioteca libros que –a priori o just in case-  tienen un potencial de uso alto para una comunidad de usuarios dada. Pero ni las mejores políticas coleccionadoras, ni los más extensos recursos económicos dedicados a comprar documentos han conseguido que ninguna biblioteca sea auto-suficiente.

Cualquier biblioteca es insuficiente; sólo con sus materiales no puede satisfacer las inquietudes de sus usuarios. Creo que es una suerte que sea así; lo contrario -que las bibliotecas pudieran anticipar todas las demandas que recibiesen-  significaría estar en un mundo predictible, en un mundo cerrado en el que los saberes serían compartimentos estancos y las personas seres sin curiosidad. La insuficiencia de las bibliotecas ha sido paliada por éstas con dos instrumentos complementarios: los catálogos colectivos y el préstamo interbibliotecario.

Para facilitar acceso a los documentos, las bibliotecas ofrecen dos niveles de servicios: el inmediato y basado en las colecciones propias, y el mediato basado en la colaboración con otras bibliotecas. Para facilitar este último, diferentes bibliotecas agrupan sus registros en un instrumento común, y aquí las normas de catalogación intervienen de nuevo ya que sólo compartiéndolas se puede crear un instrumento unitario manejable.

Los catálogos colectivos han supuesto problemas nuevos para la catalogación, ya que –evidentemente- es más fácil hacer una catalogación coherente dentro de una institución (con el catálogo local) que entre diversas (con un catálogo colectivo). Otro elemento a destacar es que la dimensión de los catálogos crece de forma exponencial. En 1965 (por poner una fecha), el catálogo de una biblioteca muy grande podía contener unos 4M de registros bibliográficos; en 1995 el catálogo colectivo de OCLC tenía unos 40M de registros y hoy incluye unos 400M.

Nota. La fotografía es de la Universidad de Yale y es un árbol de Navidad hecho con algunos de los 754 volúmenes del National Union Catalog, catálogo de los libros impresos anteriores a 1956 presentes en bibliotecas del Canadá y los EUA:

[Este post es la entrega 2 de 5 de una nota ThinkEPI que se publicará en breve.]

Catàlegs col·lectius de les biblioteques de Catalunya

La Llei del sistema bibliotecari de Catalunya menciona dues vegades el catàlegs col·lectius. Una a l’art. 6 on diu que “La Generalitat [sense especificar quin organisme o departament] ha de reunir en un únic catàleg col·lectiu la referència bibliogràfica dels diferents fons de les biblioteques que integren el Sistema Bibliotecari de Catalunya”. Una altra a l’art 30, on diu que el “El Departament de Cultura, per garantir la catalogació unificada i compartida de tots els fons de les biblioteques integrades en el Sistema de Lectura Pública i el coneixement mutu de llurs fons, coordina i gestiona el Catàleg Col·lectiu de la Lectura Pública”.

De l’any de la Llei (1993) cap aquí s’ha avançat en aquestes direccions però cap dels dos catàlegs mencionats són encara una realitat.

Com que les lleis expressen allò que es creu bo tenir, sembla apropiat pensar a què responen el catàlegs col·lectius i quines bondats aporten. Crec que en podem citar quatre: 

• respondre als interessos homogenis d’un grup d’usuaris, 
• estalviar feina, 
• ser un instrument a partir del qual construir serveis i 
• donar visibilitat a un sistema.

Respondre als interessos homogenis d’un grup d’usuaris

Els primers catàlegs col·lectius (cc) eren bàsicament eines de localització. Els llibres eren rars i els catàlegs col·lectius ajuntaven en un sol instrument les referències de documents dispersos a diferents biblioteques. Les limitacions tècniques han fet que molt catàlegs col·lectius ho fossin no de tos els documents possibles sinó dels que responien a interessos homogenis d’un grup determinat d’usuaris. Els catàlegs d’incunables en serien un exemple clar.

Estalviar feina

La catalogació ha estat una de les activitats bibliotecàries més cara, però els llibres que es cataloguen, en la immensa majoria dels casos ho han estat per algú altre. Els catàlegs col·lectius han estat comunitats de documents homogenis (seria normal trobar catalogat un llibre australià al cc de biblioteques d’Austràlia) que s’han posat mínimament d’acord en les normes de catalogació. L’homogeneïtat del fons i les mateixes normes són fonamentals per estalviar feina ja que es tracta de trobar el llibre que es busca amb molta probabilitat i de poder-lo utilitzar fent canvis mínims (òptimament cap) a la catalogació trobada.

Ser un instrument a partir del qual construir serveis

Un cop localitzats els documents, la gent podia viatjar a la biblioteca on es trobava el llibre que els interessava. A partir d’aquí les biblioteques podien –com han fet en molts casos- bastir serveis de préstec entre elles per tal de facilitar l’accés als documents i estalviar desplaçaments als usuaris. Els catàlegs col•lectius poden ser l’instrument base d’altres servies: d’adquisicions compartides o de preservació cooperativa, per exemple

Donar visibilitat a un sistema

Les realitats no només han de ser, sinó que han de ser visibles. O potser les volem fer visibles per fer-les reals. En el cas dels catàlegs col·lectius, aquests han estat, per exemple per a les biblioteques universitàries de Catalunya, els instruments amb els que els anys 80 i 90 van voler mostrar que el conjunt fins llavors dispers de biblioteques de facultat era un tot i actuava com un sistema.

Crec que, en aquest cas, les 4 virtuts mencionades van en ordre. Mirem-ho al revés: no té sentit visibilitzar un sistema que no té serveis col·lectius, no es poden crear serveis cooperatius sense tenir una consens normatiu previ, no val la pena unificar normes si no existeixen necessitats a satisfer. Mirant-s’ho del dret també hi ha un ordre: primer localitzar necessitats clares, després consensuar pautes, construir serveis a continuació i finalment visibilitzar resultats.

En el passat, les limitacions tecnològiques aconsellaven fer catàlegs col·lectius ‘petits’ i molt especialitzats (d’un tipus de document com per exemple les revistes o d’una matèria concreta). La tecnologia avui permet anar més de pressa. De fet WorldCat és de facto un cc mundial. La tecnologia, però no garanteix fer eines útils si els humans que  les hem d’usar no ens posem abans d’acord en com usar-les; en el cas dels catàlegs, en com cataloguem i en com organitzem els serveis que s’hi recolzen. Aquestes acords requereixen consens i acords a més de tecnologia. Això i un full de ruta adient.

El seny i algunes decisions clau dels darrers 20 anys ha fet que les  biblioteques que queden incloses dins el sistema bibliotecari de Catalunya comparteixin moltes coses. Tantes que l’acord no només és possible sinó que hauria de ser fàcil. Proclamar, però, l’exigència de la Llei no és el camí de fer-ho. Començar a parlar dels beneficis de tenir-ne, sí.

I posats a fer-ho, comencem pel més fàcil, el que només depèn d’un Departament de la Generalitat –el de Cultura- i fem el catàleg col·lectiu de les biblioteques municipals de Catalunya. Per fer-ho només s’han d’unificar dues bases de dades, les normes de catalogació són similars, el cc resultant respondria a una necessitat clara dels usuaris de biblioteques i permetria bastir a partir d’aquí serveis d’abast nacional.

p.d, A la fotografia, un arbre de nada fet amb volum del National Union Catalogue, un catàleg col·lectiu imprès, els 754 volums del qual són consultables a la BC, que recull les obres impreses abans de 1956 de les principals biblioteques dels EUA i el Canadà.

Catalogació en xarxa i visible

Xerràvem en Joan i jo en una pausa d’una reunió i ell reflexionava en veu alta si no s’havien equivocat els arxivers de dedicar massa temps a debats normatius sobre com descriure els documents i jo recordava els crits d’atenció recents com ara:

• L’Informe d'un Grup de Treball sobre Serveis Bibliogràfics de la University of Califòrnia que presenta un seguit de recomanacions sobre els canvis que aquests serveis haurien d'implementar per millorar les seves prestacions i que podeu llegir en traducció catalana.
• L’informe “On the Record” del grup de treball de la Library of Congress sobre el futur del control bibliogràfic.
• El debat sobre la propietat dels registres bibliogràfics que es va desencadenat quan OCLC va anunciar una nova política de re-ús dels registres de WorldCat.

És un crit d’atenció l’informe de la Research Information Network (RIN), Creating catalogues: bibliographic records in a networked world publicat ara fa poc (juny 2009) i que situa la catalogació en un nou context en el qual diferents agent proporcionen les mateixes dades i que recomana aprofitar més les dades i fer que els resultats siguin més visibles. L’informe es breu (47 p., més unes notes suplementàries) i es pot llegir de forma resumida si hom va a buscar el resum (p. 5) i les troballes clau (p. 7-11).

L’informe:

• Té un cap. 1 en el que es recorda per a què són els registres catalogràfics i fixa els 2 reptes del catàlegs avui: ser eficients i aprofitar el nou entorn tecnològic de serveis basats en web.
• Un cap. 2 on s’examina el flux de dades en la creació de registres bibliogràfics.
• Tres capítols on s’examinen aquests fluxes aplica a llibres electrònics, a revistes i a articles de revistes.
• Un apartat final on se situa la catalogació en un entorn en xarxa en el que el re-ús i la visibilització dels registres és fonamental.
• Un apartat final amb conclusions i recomanacions

Jo l’informe l’interpreto a la manera de L. Dempsey:

• Catalogar costa massa recursos i en costa massa perquè no aprofitem prou les dades dels altres. La catalogació ha funcionat sovint sota els principis d’acostar-se a les necessitats dels usuaris, però aquesta plausible intenció a aconseguit segur haver de fer noves catalogacions i amb poca probabilitat la de servir millor els nostres clients [estem al 2009 i la Biblioteca Nacional no aprofita la catalogació de, per exemple, la Biblioteca de Catalunya].
• La catalogació està erròniament enfocada a la diferència i no a la similitud. Les seves arrels estan en la diferenciació dels exemplars (aquestes diferències són importants descrivint llibre antic, per exemple) i no ha sabut agrupar les obres (ni amb els títols uniformes ni, de moment, amb les FRBR). Els usuaris dels catàlegs volen trobar junts els diferents exemplars de la mateixa obra i això ens ho ofereix Library Thing (p. ex.) i no en canvi els nostres catàlegs.
• Els catàlegs han de ser instruments per ensenyar el que tenim i per això hi hem de catalogar les col·leccions especials (tant sovint amagades) i els nostres registres hem de procurar que formin part de catàlegs col·lectius on els trobin usuaris sense necessitat de que ens visitin a casa.

La conversa amb en Joan la continuava jo reflexionant que als usuaris no els interessen els documents separats per tipus (llibres aquí, articles allà i documents d’arxiu més enllà). La nostra producció de metadades ha de poder-se usar ens les nostres eines i incorporar a altres de manera que la seva re-utilització estalviï feina a altres, enriqueixi les feines d’altres i ens porti (perquè no?) algun que altre usuari que per altres camins noi ens hagués trobat.

p.e. Divendres passat era el darrer dia de feina de l’Enriqueta Jansà. Si no m’erro ha estat al front del departament de catalogació de la UB els darrers 30 anys. Enfoca la jubilació tal com el Fabra ens diu: “experimentar una alegria viva, expansiva”. Que així sigui.

Evolució i cooperació

La imatge de dos lleons lluitant amb un cérvol mort en segon pla ha il·lustrat erròniament la teoria de Darwin de l’evolució de les espècies a partir de la supervivència del més apte. Des dels anys 70 els sociobiòlegs han buscat explicacions als comportament altruistes entre els animals per tal d’estendre el concepte de supervivència de l’individu al de supervivència des gens de l’individu.

Similarment, hem tingut explicacions més detallades dels mecanismes de l’evolució que situen la cooperació com un instrument poderós a través del qual assolir avantatges competitius i ser, per tant, més apte per la supervivència.

La relació entre evolució i cooperació m’ha interessat de fa temps i en els llibres d’Eudald Carbonell (interessants i amens, per altra banda) hi he trobat explicacions que m’han servit per entendre no només el passat sinó com poden estar funcionant les coses ara mateix.

Part del pensament de Carbonell queda sintetitzat en aquestes paraules: “La nostra capacitat de socialitzar-nos i de resocialitzar-nos gràcies a l’emergència de nous comportaments tècnics és (...) la llei primordial que explica la nostra diferenciació específica com a humans” (La consciència que crema; Badalona: Ara llibres, 2008; p. 13).

Resumint molt (i amb la possibilitat de simplificar massa), segons Carbonell, l’evolució de la humanitat ha depès tant de la innovació com de la capacitat de ‘socialitzar’ la innovació. Una innovació no s’imposa a la primera, sovint calen diversos intents per que s’estengui.

En el decurs d’aquest procés, la innovació es refina gràcies al treball col·lectiu. Encara més [i al meu entendre el més interessant], sovint la incorporació d’una innovació a la societat requereix una nova estructura organitzativa [una innovació organitzacional].

La innovació tecnològica i la organitzacional coevolucionarien. És a dir, es reforçarien mútuament ja que l’èxit de la innovació tecnològica està estretament correlacionat a l’efectivitat d’usar-lo de la nova estructura d’organització.

I la relació d’això amb les biblioteques? Jo crec que hi ha dos exemples que il·lustren clarament. Es tracta de les xarxes i dels consorcis (innovacions organitzacionals) sorgides com a sistemes per usar i maximitzar l’efectivitat de dues innovacions tecnològiques: l’automatització de biblioteques (anys 60-70) i la digitalització de continguts (finals dels 90 i aquesta dècada del S. XXI).

Als anys 60 es va començar a estendre l’ús dels ordinadors i es van començar a aplicar a l’automatització de biblioteques. Aquesta era la innovació tecnològica, però la seva extensió requeria disminuir i compartir costos. La reducció de despesa es va fer amb la innovació de la catalogació cooperativa (jo aprofito la teva feina, tu aprofites la meva), la compartició amb la creació d’agrupacions que van rebre el nom de cooperatives de biblioteques, xarxes (networks) o utilitats bibliogràfiques.

Utilitats bibliogràfiques com OCLC, RLIN, UTLAS o WLN. Xarxes als EUA com: Louisiana Library Network LOUIS, Minnesota Library Information Network; Missouri Research and Education Network (MOREnet), Montana Library Network, NELINET. Cooperatives com: PICA, les cooperatives regionals al Regne Unit o els sistemes dels països nòrdics (BIBSYS, LIBRIS, LINDA).

El més interessant de tot (al meu entendre) és que els efectes combinats d’una innovació tecnològica amb una d’organitzacional generen canvis imprevistos. En el cas que estem comentant i de forma clara. De la possibilitat tecnològica de compartir sumada a l’estructura organitzativa per compartir en sorgeixen nous serveis cooperatius: els catàlegs col·lectius regionals i el préstec interbibliotecari.

Als anys 90 va prendre un gran impuls la digitalització de continguts. A finals de la dècada els proveïdors d’informació i les biblioteques estableixen un sistema comercial nou: es venen paquets d’informació i es fan compres conjuntes. Fins llavors cap de les dues coses s’havia donat en una escala significativa. Per tal d’aprofitar els avantatges d’aquesta innovació va caldre crear estructures formals que garantissin els pagaments als editors i una distribució equitativa entre les biblioteques participants.

Les noves estructures han rebut el nom de consorcis. Alguns ho són en el sentit legal més estricte (el CBUC a Catalunya o els consorci Madroño a Madrid, per exemple), però altres són agències estatals (com FinELib a Finlàndia), associacions sense finalitat de lucre (com COUPERIN a França o ANKOS a Turquia) o parts d’altres organismes (com b-on a Portugal o el JISC al Regne Unit).

El més interessant de tot (al meu entendre) és que els efectes combinats d’una innovació tecnològica (digitalització de continguts) amb una d’organitzacional (consorcis) generen canvis imprevistos. Els consorcis estan evolucionant i d’unes tasques primeres de contractació conjunta de recursos d’informació estan generant noves activitats cooperatives: catàlegs col·lectius i sistemes de PI a llocs on no n’hi havia, formació, biblioteques digitals virtuals, magatzems per a documents de baix ús ...

Les biblioteques han usat sempre les innovacions tecnològiques per millorar els seus serveis (i sovint han estat les primeres en fer-ho). Van estar entre els primeres d’usar la màquina d’escriure a finals del S XIX i la impressió fotogràfica per fer catàlegs i distribuir fitxes catalogràfiques a principis del S XX). Han usat microformes els anys 30-40, els primers ordinadors els anys 50-60, han usat internet des del començament els anys 80...

Per qui vulgui innovar en tecnologia, cal tenir en compte que també cal ser innovador en organització.

Una agència per donar suport a les biblioteques d’ensenyament superior franceses

El passat 8 de juny, i en el si d’un acte del CBUC, el director de l’ABES, Raymond Berard va fer una xerrada que duia per títol: L’ABES et ses réseaux: réalisations et projets.

L’ABES (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur) és una agencia de l’estat francès creada el 1994 amb l’objectiu inicial de fer i gestionar el catàleg col·lectiu de les biblioteques d’institucions franceses d’ensenyament superior. Té la seva seu a Montpellier i hi treballen unes 60 persones entre informàtics, bibliotecaris i administratius. Està governada per un Consell d’administració amb representació del ministeri d’universitats, de les universitats i de les 3 principals associacions professionals franceses. Té un director nomenat pel Ministeri per a períodes de 3 anys.

La seva missió és ressenyar i localitzar els fons documentals de les biblioteques de l’ensenyament superior per tal de facilitar l’accés als documents i normalitzar la catalogació. L’ABES fa de capçalera de la xarxa de les biblioteques de l’ensenyament superior i proporciona a aquestes serveis de forma adequada a les seves necessitats.

El Sudoc (Système universitaire de documentation) és tant un catàleg col·lectiu (catàleg Sudoc) com una xarxa de biblioteques. El catàleg únic actual va per reemplaçar 3 bases de dades (el Pancatalogue, el catàleg col·lectiu francès de revistes i Téléthèses) . Alhora es va crear una única xarxa a partir de 3 xarxes de biblioteques (una xarxa de biblioteques al voltant d’OCLC, una altra al voltant de la biblioteca nacional i la darrera de biblioteques usuàries del sistema automatitzat SIBIL). El catàleg Sudoc usa el sistema integrat PICA, va crear-se l’any 2000 i es va fer en tres fases: una 1a de fusió dels catàlegs existents, una 2a de desplegament del Sudoc a les institucions, i a partir de 2005 en una 3a fase en la que s’usa Unicode i es pot catalogar usant diverses escriptures. Actualment a Sudoc hi participen un total de 130 institucions amb més de 1.200 biblioteques.

El Sudoc s’alimenta amb registres de la biblioteca nacional francesa (BNF) i altres biblioteques nacionals, WorldCat i les catalogacions originals de les biblioteques participants. (El dia 12 es va signar un acord entre la BNF i OCLC que farà que els registres de la Biblioteca Nacional i els de Sudoc apareixin a WorldCat).

El Sudoc és una eina de catalogació cooperativa que té per objectiu disminuir el treball en catalogació original (l’objectiu és que aquest sigui només un 15% del total de catalogacions). Algunes xifres de Sudoc: 8.700.000 de registres bibliogràfics corresponents a 27.000.000 de documents. El Sudoc és també un instrument de normalització catalogràfica i una eina de préstec interbibliotecari (el 2007 es van fer 194 000 demandes de PI a través de Sudoc). Addicionalment a les 1.200 biblioteques que cataloguen a Sudoc, n’hi ha unes 2.000 més (biblioteques públiques i privades, biblioteques municipals, especialitzades ...) que hi integren les seves revistes.

Quatre serveis de l’Abes que val la pena mencionar: STAR, Calames, Numes i Signets:

• STAR (Signalement des Thèses, Archivage et Recherche) és un programari creat el 2006 per gestionar les tesis de forma electrònica. Permet catalogar-les a Sudoc, dipositar-les en format e- per preservació i difondre-les fora de Sudoc (p. ex. A OAIster) i concretament a les pàgines web de cada universitat.
• Calames va ser creat per l’ABES el 2007 i és un catàleg de fons d'arxius i manuscrits conservats a les biblioteques de l’ensenyament superior i de recerca.
• Numes que és un inventari en línia dels documents digitalitzats i dels projectes de digitalització de les institucions de l’ensenyament superior i de recerca.
• Signets que és una selecció classificada per matèries de llocs web feta de forma cooperativa per biblioteques franceses d’ensenyament superior i de recerca i biblioteques especialitzades.

L’ABES també fa compra compartida de recursos electrònics (en associació amb el consorci Couperin). Trobareu més informació a la revista Arabesques i al blog Fil ABES.

P.d. dedicat a catalogadors i indexadors. Com que he mencionat Calames, crec que és obligatori parlar de la recent publicació d’OCLC “The Metadata is the Interface: Better Description for Better Discovery of Archives and Special Collections” de ja que és autora Jennifer Schaffner de la que en destaco la preocupació per fer visibles col·leccions ‘amagades’ que guardem als nostres arxius i biblioteques.

Articles (de revistes) als catàlegs (de llibres)

OCLC, el consorci de biblioteques sorgit de l’onada de cooperació del final dels anys 60 – principis dels 70 pot (torna) a estar revolucionant el món (bibliotecari). Nascut com una xarxa de l’estat d’Ohio, OCLC va anar creixent en la mesura que va créixer el seu catàleg col·lectiu, eina aquesta d’informació bibliogràfica i font de catalogació per copia de biblioteques de tot tipus (especialitzades, populars, universitàries...) i països. OCLC va viure uns quants anys d’ensimismament, segurament adormida en el seu propi èxit. Però amb el nou segle, alguna cosa va semblar que canviava a OCLC (o així m’ho sembla). La iniciativa del Dublin Core i l’anunci de la inclusió de registres catalogràfics (en Dublin Core) de recursos web al catàleg col·lectiu en va ser potser la primera mostra del mencionat resorgiment. 2 fites clau recents d’OCLC. 1a: Obrir el catàleg a l’accés al públic. Avui WorldCat. La idea ja no és tenir un catàleg com eina interna d’una biblioteca consultable (també a distància) pels usuaris ja fidelitzats, sinó construir una eina de descoberta de les col·leccions, és a dir, estar on està l’usuari i quan aquest ho necessita. Com ho fa Google Map, però amb localització de llibres. 2a: Algunes compres d’empreses-productes, com PICA, l’empresa que procedia del servi cooperatiu holandès que tots haguéssim volgut tenir a Catalunya fa uns anys, el programari per gestionar imatges Content.dm, usat a Catalunya ara per ara per la BC, el CBUC, l’IT i l’ICC i ara, fa alguns dies, l'EZproxy un programari per facilitar l’accés i l’autenticació a distància. Avui però, una notícia que m’ha colpit (positivament!), WorldCat ha incorporat les referències bibliogràfiques de 20 milions d’articles procedents del servei Inside de la British Library. Per què no incorporem les BBDD d’articles als nostres catàlegs? Aquesta era una pregunta que es podia fer quan un hom volia calibrar les virtuts professionals d’algun bibliotecari. Tinc resposta que no donaré ara, però sí que puc donar les raons per les que crec que OCC ho ha pogut fer ara:

• tenen tants llibres que els articles afegits no ‘ofeguen’ el catàleg
• el programari de gestió permet consultar la totalitat del catàleg o el catàleg ‘filtrat’ per tipus de documents (llibres, articles, DVDs i CDs)
• si es fa la consulta a tot el catàleg, el programari permet visualitzar clarament els documents trobats per tipus
• el programari els permet gestionar alhora registres amb MARC i amb Dublin Core

Preguntes finals:

1. Què agermanava fa uns anys de forma exclusiva Barcelona i la capital de l’estat d’Ohio?
2. Què caldria fer en catalogació a Catalunya per posar-nos al dia?

No em resisteixo a acabar amb la definició de WorldCat que fa OCLC: “is a Web portal to the global WorldCat catalog with a supporting program of data syndication that makes your library’s collection and services discoverable virtually anywhere on the Web, including major search engines such as Google, Yahoo! and Windows Live Search”. Amb visió de futur!